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25. Februar 2019

Success Story: Klinikum Magdeburg

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Der tiefe und differenzierte Blick ins eigene Haus

Klinikum Magdeburg setzt auf das Data Warehouse von KMS – und beantwortet so seine eigenen individuellen Fragen

Das Klinikum Magdeburg setzt seit 2018 auf das Data Warehouse von KMS. Das Besondere dabei ist: Das kommunale Haus verfügte bereits über ein Data Warehouse. Allerdings erfüllte es nicht die gewünschten Anforderungen und Erwartungen. Die Klinikleitung um Geschäftsführer Guido Lenz entschloss sich deshalb für einen Neustart in diesem Bereich: mit eisTIK®, dem hocheffizienten Management-Informationssystem, das den Rohstoff Daten zu Wissen veredelt.

Die Ausgangslage

Guido Lenz
Die Datenanalysen waren aufwendig, der Zugang zu den Daten schwierig und die Datenabfrage umständlich. „Am Ende haben wir die Antworten auf die Fragen, die wir an das System gestellt haben, nicht bekommen“, bilanziert Klinikgeschäftsführer Guido Lenz die Limitierungen des alten Data Warehouses. Zudem hatte der Geschäftsführer vor seinem Wechsel nach Magdeburg in einem anderen Krankenhaus bereits die KMS-Lösung kennengelernt, die dort sehr umfänglich eingesetzt wird. „Ich wusste also, wie ein Data Warehouse aussehen kann und wie es aktuell bei uns aussah“, berichtet Guido Lenz: „Die Diskrepanz war so groß, dass wir zu dem Schluss gekommen sind: Eine neue Ausschreibung lohnt sich.“
Guido Lenz schildert die Beweggründe für die Suche nach einem leistungsfähigen und modernen Data Warehouse so: „Wir sind ein klassisch kommunales Haus. Das bedeutet auch: Unsere Finanzstruktur ist sehr komplex. Wir bewegen uns im Kontenrahmen der Krankenhausbuchführung und sind nach der Eigenbetriebsverordnung finanziert. Wenn man dann noch viele Sonderposten hat, braucht man ein zeitgemäßes Data Warehouse.“ Das Klinikum Magdeburg setzt im Jahr rund 160 Millionen Euro um. „Wenn man solch ein Haus gut führen will, muss man vernünftige Daten auf Monatsbasis bekommen.“

Die Ausschreibung

Die Ausschreibung ist dann im März 2018 erfolgt. Dafür wurde ein Kriterienkatalog aufgesetzt. „Wir haben dabei bewusst nicht den Preis auf Platz Eins gesetzt. Wir wollten nicht einfach günstiger durch das Leben gehen, sondern hatten klare qualitative Ansprüche an ein Data Warehouse“, beschreibt Guido Lenz das Vorgehen. Denn das Klinikum besaß ja bereits ein Data Warehouse, „aber wir wollten andere Fragen beantwortet bekommen sowie mehr Detailtiefe und eine viel ausgeprägtere Verquickung der einzelnen Bereiche. Wir wollten zum Beispiel nicht nur die OPs dargestellt bekommen, nicht nur die Leistungen, die Tagesklinik oder die Finanzen. Uns ging es darum, wie wir das Unternehmen führen wollen. Wir sind an übergreifenden Funktionen interessiert, wir wollen wissen, was zu tun ist.“

»Man muss die Gesamtheit der Fälle filtern können nach dem, was man am Ende sucht. Auf Patientenebene kann ich prozessuale Probleme erkennen und lösen. Dazu brauche ich ein Data Warehouse, das das kann.«

Guido Lenz, Geschäftsführer
Die Ausschreibung hat zu einer erstaunlich hohen Resonanz geführt. 15 Unternehmen forderten die Unterlagen an. Am Ende fiel die Wahl auf KMS. Die Einführung von eisTIK® ist schrittweise erfolgt, um genügend Zeit für die einzelnen Module zu haben und die beteiligten Mitarbeiter nicht zu überfordern. Das Klinikum Magdeburg hat derzeit die eisTIK®-Module Basis, DRG, Finanzen, Marketing, PEPP, OP und Pflege im Einsatz. Im Jahr 2019 werden die eisTIK®.akut Module HR, Leistung, PPR, KTR und MAWI folgen.

Probleme erkennen – und lösen

Vor allem zwei Probleme hat das neue Data Warehouse für das Klinikum Magdeburg gelöst: die operative Steuerung an Hand der GuV. „Das kann man zur Not zwar aus eigener Kraft machen, aber es ist natürlich viel komfortabler, wenn man nach Perioden, Vorperioden, Vorjahren etc. differenzieren kann. Das war mit unserem alten Data Warehouse nicht möglich“, erklärt Geschäftsführer Lenz.

Die andere Anforderung betrifft insbesondere die Detailtiefe. Guido Lenz gibt ein Beispiel: Gerade in Gesprächen mit Chefärzten – etwa zur Verweildauer der Patienten – ist es hilfreich, nach bestimmten Filterkriterien selektieren und bis auf den einzelnen Fall herabsteigen zu können. „Das hat uns komplett gefehlt. Wir konnten nur auf die Leistung an der Oberfläche schauen, aber nicht differenzieren. Der Idealfall besteht aber aus meiner Erfahrung darin, dass man eine Patientenliste ziehen und zum Beispiel sehen kann: In diesen 20 Fällen verstecken sich die Probleme, ob es sich um systematische Fehler oder falsche Kodierungen handelt.“

Die Umsetzung

„Ich bin seit 20 Jahren im Krankenhausbereich tätig“, denkt Guido Lenz zurück. „Ich habe schon viel gesehen und gehört. Deshalb war ich auch überrascht, wie hervorragend die Einführung von eisTIK® durch KMS vorbereitet worden war. Das lief für uns komplett geräuschlos ab. Auch die Datenvalidierung war wahnsinnig schnell in zwei, drei Tagen abgeschlossen. Die Daten kamen aus den Subsystemen sauber in eisTIK® an, und sie waren nicht nur gut auswertbar, sondern auch korrekt.“ 

Die Schulung der Klinik-Mitarbeiter erforderte allerdings eine zeitlich intensive Zusammenarbeit. Sie hat aber geholfen, eine breite Akzeptanz des neuen Data Warehouses im Klinikum zu erreichen, erläutert Guido Lenz: „Wir wollen eisTIK® nicht exklusiv nur in einzelnen Bereichen und für wenige Führungspersonen einsetzen. Wir verstehen es als das zentrale Auskunftstool für alle Führungskräfte des Hauses: Chefärzte, Pflegeleitungen, Führungsstab, Administration. Bei uns gibt es eine sehr offene Informationspolitik: Jeder sieht alles.“

»Wir erweitern wöchentlich den Kreis der Mitarbeiter, die mit eisTIK® arbeiten. Die sind so gut geschult, dass sie jederzeit neue Kolleginnen und Kollegen auf diesen Wissensstand heben können.«

Guido Lenz, Geschäftsführer

Bilanz und Ausblick

Das Data Warehouse wurde rasch implementiert und läuft problemlos. „Wir sind im Normalbetrieb. Es gab nichts, wo KMS uns zu viel versprochen oder dass etwas nicht funktioniert hätte. Wir sind komplett zufrieden“, bilanziert Geschäftsführer Lenz. Jetzt sei das Klinikum damit beschäftigt, die eigene Leistung für die optimale Nutzung des Data Warehouses zu erbringen: die eigenen Auswertungen und Filter zu den eigenen Fragestellungen zu bauen.

Mit dem KMS-Data Warehouse lernt sich das Klinikum Magdeburg immer besser selbst kennen. Deshalb widmet sich das Klinikum Magdeburg nun auch wieder der InEK-Kalkulation, die es bislang hinten angestellt hatte. „Wir wollen dies 2019 mit den KMS-Modulen vorbereiten und dann 2020 wieder an der Kalkulation teilnehmen und dauerhaft dabei bleiben“, betont Guido Lenz und ergänzt: „Das ist gut für unser Haus, weil wir damit besser wissen, was wir tun. Es hilft uns, das Krankenhaus prozessual genauer zu betrachten und zu sehen, wo wir Reserven haben und wo nicht.“ Deshalb schielt Guido Lenz auch schon ein wenig auf das nächste Projekt: EYE ON HEALTH® von KMS verbindet Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen und stellt diese tagesaktuell und zentral in einer Wissensplattform zur Verfügung. Mit diesen Informationen können Kliniken und Gesundheitseinrichtungen ihre Patienten- und Einweiserdaten im regionalen Kontext darstellen und die Kommunikation mit ihren Einweisern verbessern. Die Verknüpfung von Unternehmenskennzahlen mit soziodemografischen Informationen erlaubt so die zielgerichtete Definition von strategischen Unternehmenszielen. 

Guido Lenz schaut nach vorn: „Wenn wir genau wissen, wie unser Haus in sich funktioniert und aufgestellt ist, dann wollen wir auch raus in den Markt schauen: wie unser Umfeld sich verhält, wo wir selbst Potenziale haben. Das brauchen wir, wenn wir auf dem Markt agieren wollen.“

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