Success Story: St. Franziskus Stiftung Münster

Die Entscheidung für die Einführung des KMS-Datawarehouses ist 2009 gefallen. Matthias Suelmann, der Leiter des Controllings, kam im Jahr darauf ins Unternehmen. Mit der KMS-Lösung lag der primäre Fokus in der Teilnahme der InEK-Kalkulation, die bis dato noch im Krankenhausinformationssystem durchgeführt wurde. Im nächsten Schritt folgten das Berichtswesen sowie die Deckungsbeitragsrechnung, berichtet Suelmann.

Deckungsbeitrags- und Kostenträgerrechnung gibt es Stand 2017 neben dem St. Franziskus-Hospital Münster auch für das St. Marien-Hospital in Lüdinghausen, das wie auch das Maria-Josef-Hospital Greven im Controlling vom Standort in Münster betreut wird. Perspektivisch soll die InEK-Kalkulation auch für das Maria-Josef-Hospital in Greven umgesetzt werden.

Medizinisches und kaufmännisches Controlling agieren im St. Franziskus-Hospital als zwei getrennte Bereiche innerhalb der Abteilung Kosten- und Erlösmanagement, in der die Leitung für die Koordination sorgt. Weil das eisTIK®-basierte Datawarehouse von KMS in erster Linie für die InEK-Kalkulation implementiert wurde, spielt die Zusammenarbeit mit dem Medizincontrolling eine wichtige Rolle. „Denn wir kennen uns am besten mit Software aus. Deshalb liegt es nahe, dass viele Berichte, die von der Geschäftsführung gewünscht sind, oder die wir intern zur Steuerung benötigen, durch uns angelegt oder in enger Abstimmung mit dem Medizincontrolling gemeinsam bearbeitet werden“, erklärt Matthias Suelmann.

Praktisch bedeutet dies an einem Beispiel dargestellt: Mit dem Berichtsdesigner hat das Medizincontrolling zwei Berichtsseiten pro Fachabteilung für medizinische Kennzahlen generiert. Die Daten werden automatisiert erstellt und vom medizinischen Controlling verschickt. „Und wenn es Änderungswünsche gibt oder wir durch den Berichtsdesigner Anpassungen vornehmen müssen, dann machen wir das natürlich selbst“, sagt Matthias Suelmann. Auch das MDK-Management liegt fachlich im Medizin-Controlling. So erfolgt die Erfassung der Streitfälle über eisTIK®: „Wenn es um Auswertungen geht, ist das Controlling immer involviert. Es gibt also eine organisatorische Trennung der Abteilungen, aber fachlich eine enge Zusammenarbeit.“

Die Teilnahme an der InEK-Kalkulation machte den Anfang, die Deckungsbeitragsrechnung kam später. „Wir haben zuvor mit der Kostenträgerrechnung des Kooperationspartner von KMS gearbeitet und wollten bei der angekündigten Eigenentwicklung von Anfang an dabei sein und unsere Ideen einfließen lassen“, berichtet Matthias Suelmann. Bei der Entwicklung des KTR-Tools in eisTIK® hat das St. Franziskus-Hospital praktisch als Pilothaus für KMS fungiert.

Worin unterschieden sich nun InEK-Kalkulation und Deckungsbeitragssichtung im Wesentlichen aus Sicht der Krankenhäuser. Matthias Suelmann erklärt das so: „Der Aufbau einer Verrechnungsstruktur nach InEK erfolgt beispielsweise für die Gemeinkostenverteilung primär nach definierten Bezugsgrößen. So kommt man schnell zu dem Ziel, Fallkosten zu kalkulieren. Bei der Deckungsbeitragsrechnung hingegen ist die Gemeinkostenverteilung nicht Bezugsgrößen-orientiert, sondern erfolgt auf Basis der zu verteilenden Inhalten der Gemeinkosten. Damit sehe ich: Wo kommen die Kosten her. Bei der InEK-Kalkulation will ich die Kosten aber nur nach den Kriterien des InEK ausweisen. Insofern ist die Verrechnung nach InEK hinsichtlich der Gemeinkosten einfacher aufgebaut und völlig ausreichend. Für die Deckungsbeitragsrechnung möchte ich jedoch wissen: Woher kommen die verteilten Kosten. Es ist sehr praktisch, das in einer Software mit eisTIK® zu machen und es für jedes Verrechnungsmodell individualisiert anpassen zu können, je nachdem wofür man die Daten benötigt.“

Abbildung: Verwaltung der umzulegenden Kostenblöcke

Kostenträgerrechnung und InEK-Kalkulation laufen im St. Franziskus-Hospital jährlich. Im Controlling besteht ein breit gefächertes Berichtswesen, erläutert Matthias Suelmann. Infolge der InEK-Kalkulation sei die Deckungsbeitragsrechnung praktisch als Nebenprodukt entstanden.

Welchen Nutzen bringt die Deckungsbeitragsrechnung für die KMS-Partner? „Wir sehen zum Beispiel genau, wie eine Fachabteilung dasteht.“ Matthias Suelmann schildert die  Strategie an einem Beispiel: „Nehmen wir eine Abteilung, die insgesamt einen positiven Deckungsbeitrag erwirtschaftet. Aber zugleich gibt es innerhalb der einzelnen DRG einige,  die einen negativen Deckungsbeitrag aufweisen. In diesen Fällen ist es hilfreich, wenn man beides hat: Die InEK-Kalkulation und die Deckungsbeitragsrechnung.“

Matthias Suelmann, Leiter Controlling 

Matthias Suelmann erläutert das an Hand der Misch-DRG „mäßig komplexe Gefäßeingriffe“. Medizinisch geht es um das Freifräsen von Arterien und Venen mit Hilfe von Kathetern. Je nachdem ob rotierende oder nicht-rotierende Katheter eingesetzt werden, unterscheidet sich die Vergütung um mehrere Tausend Euro. Während die behandelnden Ärzte aber in erster Linie den Eingriff sehen, geht es für das Medizincontrolling an dieser Stelle um  bedeutende Erlöse. „Da hilft uns der DRGAbgleich in eisTIK® sehr gut, um das identifizieren zu können“, sagt Suelmann.

Das Berichtswesen dient vor allem der internen Steuerung. Dabei werden die Berichte jedoch nicht breitgefächert allen Fachabteilung automatisiert zur Verfügung gestellt. Vielmehr hat sich die Geschäftsführung für ein anderes Vorgehen entschieden. Sie leitet aus den Berichten ihre Schlüsse ab und diskutiert diese gezielt mit einzelnen Chefärzten und Fachabteilungen: Sie setzt damit primär auf das direkte Gespräch.

„Wir nehmen seit vielen Jahren an der InEK-Kalkulation teil. Wir haben dadurch eine gute Datenqualität“, sagt Matthias Suelmann. Er kann daher auch die Innovationen von KMS und die Weiterentwicklung der eisTIK®-Module gut beurteilen. In der neuen Generation von eisTIK®akut sieht er insbesondere Fortschritte beim Berichtsdesigner. Er gibt ein Beispiel für die gewachsene Nutzerfreundlichkeit: „Im operativen Controlling will man nicht immer Informationen verdichten in Kennzahlen, sondern diese so darstellen, wie man sie benötigt. Wenn ich eine Statistik über die Vollzeitkräfte erstelle und dem Chefarzt zeigen möchte: Das sind seine Mitarbeiter auf dem Gehaltszettel und er weicht im zum Vorjahreszeitraum oder zum Plan um x Stellen ab - dann braucht der Chefarzt natürlich die Mitarbeiternamen. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Assistenzärzte durch unterschiedliche  Fachabteilungen rotieren. Das kann man im alten Berichtsdesigner nicht darstellen. Der neue Berichtsdesigner ist jetzt flexibler und dynamischer. Die Drill-Cross-Funktion, die eistTIK® immer schon einzigartig machte, ist auch in der neuen Generation verfügbar. Die flexible Gestaltung von Filtern in der neuen Generation ist ebenfalls besser gelöst.“

Abbildung: Übersichtliche Verwaltung der Kostenträgerblöcke

Kundenähe und reibungsloser Support sind für KMS wichtiger Teil der Firmenphilosophie. Wie wird das in der Praxis wahrgenommen? „Wir schätzen es sehr, dass die Mitarbeiter von KMS aus der Klinik kommen und dort gearbeitet haben. Sie kennen die Problemstellungen, das ist ein großer Vorteil. Bei jedem Modul, für das wir bei der Einführung der Software geschult wurden, kam der entsprechende Fachmann. Das hat wesentlich zum Projekterfolg beigetragen.“

Unabhängig davon, unterstreicht Matthias Suelmann auch: „Das System von KMS hat den Vorteil, dass es selbsterklärend ist. Jedes Modul ist ähnlich aufgebaut, die Bedienbarkeit ist relativ einfach. Die Entscheidung für KMS hat sich auch deshalb gelohnt, weil die Folgekosten, beispielsweise für Beratungsdienstleistungen, bei uns praktisch nicht vorgekommen sind“.