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4. Oktober 2020

KMS trotzt Corona

Corona

»Mit voller Fahrt starteten auch wir in das Jahr 2020. Ein gefüllter Kalender mit zahlreichen großen Veranstaltungen, Terminen bei Kunden und Partnern, Schulungen und Firmenevents. Und dann kam der März und alles blieb stehen. All die Reisen und Termine waren nicht mehr wichtig. Der Alltag war plötzlich ein anderer.«

- Gesa P. Steidel, Geschäftsleitung Chief Administrative Officer (CAO

Wie hat das KMS-Team die Corona-Zeit wahrgenommen?

Natürlich haben auch die Mitarbeiter von KMS einige Veränderungen mittragen müssen: Kein Büroalltag mehr, arbeiten im eigenen Wohnzimmer, keine Kundentermine oder Veranstaltungen, Kaffeepausen nur noch digital. Aber rückblickend hat KMS diese Zeit und die damit einhergegangenen Einschränkungen gut und bisher ohne gravierende Nachwirkungen überstanden - und teilweise sogar Positives mitnehmen können.
  • Foto Gesa Steidel
    Gesa P. Steidel, Geschäftsleitung Chief Administrative Officer (CAO
    »Anfang März bereiteten wir uns gerade auf den Flug zur HIMSS vor, als die Veranstaltung abgesagt wurde und wir kurzfristig alle Pläne ändern mussten. Ein paar Tage später wurden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unserem Hauptstandort ins Homeoffice geschickt. Zu der Zeit war ich gerade in einem Meeting. Als ich aus dem Besprechungsraum kam, war alles leer. Das war schon ein komisches Gefühl. Die nächsten Wochen arbeitete ich dann auch sehr ungewohnt von zuhause aus. Nach sieben Wochen freute ich mich, als ich auch wieder mal ins Büro gehen konnte und etwas Abwechslung hatte.«
  • Foto Andrea Amberg
    Andrea Amberg, Marketing Managerin
    »Mein Bewerbungsgespräch war Mitte März - als Vor-Ort-Termine noch normal waren, man aber schon auf das Händeschütteln verzichtet hat. Ein paar Wochen später war dann mein erster Arbeitstag. Vor allem die Führung durch das Büro war merkwürdig: Man freut sich ja auf die neuen Kollegen, da aber der Großteil aufgrund von Corona von zuhause aus gearbeitet hat, waren die meisten Plätze verlassen. Und dennoch kam der Teamgeist recht schnell rüber: Ich wurde über verschiedenste digitale Kanäle „herzlich willkommen" geheißen. Und auch gemeinsame Plattformen wie unser unternehmensweiter „Teams"-Kanal oder der neue KMS-Podcast helfen in solchen Zeiten ungemein.«
  • Jean-Michel Mendama Monty
    Jean-Michel Mendama Monty, Support Engineer
    »Als neuer Mitarbeiter ist es gerade in dieser Zeit nur beschränkt möglich, Kontakte aufzusuchen, aber mit Teams konnte man es überbrücken, im Großen und Ganzen verlief es gut. Es kann nur besser werden.«
Der Corona-bedingte Lockdown hat natürlich auch Auswirkungen auf Veranstaltungen und Kundentermine. Vor allem der Vertrieb und das Projektmanagement mussten sich umstellen:
»Nicht nur für uns war die Corona-Zeit eine Lernkurve. Insbesondere haben wir bei vielen unserer Kunden festgestellt, dass auch hier die persönlichen Kontakte, die früher grundsätzlich vor Ort stattfinden mussten, nun in vielen Fällen gerne auch remote wahrgenommen werden. Durch Corona mussten die Mitarbeiter der Kliniken an unterschiedlichen Standorten arbeiten und konnten durch Online-Besprechungen sowohl intern als auch extern zusammengeführt werden.«
- Hinrich von Bockelberg, Teamleitung Kundenprojekte
»Der Wechsel ins Homeoffice war eigentlich kein Problem. Aber die Schulungen remote haben eine grundsätzlich andere Qualität. Ich empfinde sie als anstrengender, weil man intensiver gefordert ist. Man sieht keine Teilnehmerreaktion und hat damit eine schlechtere Rückmeldung. Außerdem gab es nicht immer die tollsten Verbindungen. Je nachdem, welche Software der Kunde genutzt hat, gab es Schulungen, in denen alle Teilnehmer regelmäßig rausflogen. Das war  unbefriedigend. Das Schlimmste waren aber die kurzfristigen Absagen von Terminen. Man hat die Woche durchgeplant und musste dann wieder die Planungen ändern. Was die Teamarbeit angeht: Das persönliche Kennenlernen fehlt, man kennt zwar die Gesichter von den Fotos aber das ersetzt nicht das persönliche Gespräch.«
- Klaus Reinelt, Projektmanager
»Für mich war es ja kein Wechsel, da ich mein Büro auch vorher hauptsächlich im Homeoffice hatte. Erfreulich war, dass viele Kunden, bei denen vorher eine Teams/Skype/WebEX-Sitzung nicht möglich war, nun doch die technischen Voraussetzungen schaffen konnten, um solche Sitzungen durchzuführen. Persönlich war es, nachdem ich selbst drei Wochen wegen COVID-19 komplett außer Gefecht war, für die Wiedereingliederung ganz gut. Ich hatte drei Wochen die Möglichkeit, Kunden zu kontaktieren ohne reisen zu müssen. Fehlen tun vor allem die Veranstaltungen und die dort möglichen zufälligen Begegnungen und die persönlichen Gespräche. Bei den direkten  Kundenbesuchen ist wieder eine weitestgehende Normalität eingekehrt.«
- Carsten Ohm, Geschäftsbereichsleitung Vertrieb
Die Umstellung auf Homeoffice war technisch kein Problem. Doch wie hat sich der Arbeitsalltag der Mitarbeiter dadurch verändert?
»Nachdem ich vorher auch schon regelmäßig im Homeoffice gearbeitet habe, war der Wechsel zu 100 % völlig problemlos. Ich kann auch sehr gut von zuhause aus arbeiten; ich habe ein eigenes Bürozimmer und kann auch gut meine Pausen einhalten. Kontakt zu den Kollegen verläuft sehr gut via Teams, man schreibt sich oder telefoniert miteinander. Was mir allerdings schon fehlt, ist das gelegentliche Kaffee-Küchen-Gespräch, vor allem mit den Kollegen, mit denen ich sonst kaum Berührungspunkte habe. Und die neuen Kollegen kennenzulernen ist über die Distanz natürlich auch schwieriger.«
- Karin Albrecht, Technical Writer
Gerade die anfängliche Corona-Zeit hat Geschäftsführern viel abverlangt. Es mussten schnell Entscheidungen getroffen werden, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Gleichzeitig durften diese Entscheidungen und Umstellungen natürlich nicht zulasten der Kunden gehen:
»Am 12. März haben wir entschieden, dass wir das KMS Büro in Unterhaching so weit wie möglich herunterfahren und alle Kollegen und Kolleginnen ins Homeoffice schicken. Der Wechsel der gesamten Firma ins Homeoffice verlief gut. Was auch daran liegen mag, dass 50 % aller Mitarbeiter sowieso schon immer im Homeoffice gearbeitet haben und weitere 10 % verbringen 1-2 Arbeitstage die Woche im Homeoffice. Der Umgang mit Tools zur Zusammenarbeit war also bekannt.  Schwieriger war da die Situation bei unseren Kunden. Vertriebsprozesse, Schulungen und Meetings auch remote durchzuführen, war bisher nicht etabliert. Das ist das Positive an Corona, hier ist eine Akzeptanz entstanden, die bei normaler Entwicklung vermutlich noch 3-5 Jahre gedauert hätte.
Ich persönlich habe Corona und die Einschränkungen gar nicht so bemerkt. Ich bin täglich ins Office gefahren und hatte immer den gleichen kleinen Personenkreis um mich herum und war primär damit beschäftigt, dass wir den Laden am Laufen halten. Erst mit den ersten Lockerungsmaßnahmen Anfang Mai und dem häufigeren Kontakt zu anderen Menschen wurde mir die Maskenpflicht überhaupt bewusst. An der Stelle nochmals an alle in meinem Umfeld vielen  Dank, dass ihr mir so viel abgenommen habt, so dass ich mich voll und ganz auf KMS konzentrieren konnte.  Das Onboarding neuer Mitarbeiter gestaltete sich besser als angenommen. Zumindest innerhalb der einzelnen Teams gestaltet es sich gut. Leider ist die Kommunikation über die einzelnen Teams hinaus recht schwierig. Der Teamspirit im Unternehmen hat insgesamt sehr gelitten, dadurch, dass wir kaum noch die Möglichkeit haben, uns zu treffen und auch mal über Themen auszutauschen, die über KMS hinausgehen. Der Kontakt untereinander fehlt mir. Calls sind je nach Thema kein Ersatz für Face to Face Meetings. Ich mag es, dass unwichtige Meetings peu á peu aussortiert wurden und immer noch werden. Sowohl im Unternehmen als auch außerhalb. Mein Tages-/Wochenablauf hatte sich komplett verändert. Normalerweise bin ich 3-4 Tage die Woche unterwegs, habe viele Termine, bin auf vielen Veranstaltungen und permanent im Gespräch mit Personen außerhalb der Firma. Gerade in den Monaten April und Mai hatte ich fast keine Kontakte oder Gespräche mit Personen außerhalb der KMS. Allerdings waren die Tage so verdichtet mit Terminen, die der Abstimmung innerhalb der Firma dienten, dass die Tage sehr lang und anstrengend waren. Es kamen ja täglich neue Wasserstandsmeldungen und veränderte Situationen. Keiner wusste, was man tun darf und was nicht und in welchem Bundesland gilt jetzt was für welchen Mitarbeiter. Kundentermine wurden abgesagt oder verschoben, Kolleg*innen
brauchten Unterstützung, denn sie konnten nicht ihre Arbeitsstunden erbringen, da sie die Kinder zu Hause hatten und man auch nicht auf die eigenen Eltern zurückgreifen konnte, da diese nicht aus dem Haus sollten.  Ab dem 4. Mai erlaubten wir den ersten Mitarbeitern wieder, dass sie in Abstimmung mit ihrem Vorgesetzten in das KMS Büro zurückkehren durften. Seitdem sind im Schnitt ca. 20-25 Personen im KMS Büro in Unterhaching. Am 26. Mai hatte ich meinen ersten Flug. Das war sehr spooky. Damit kehrte ich wieder in die erste Stufe der Normalität zurück.«
- Alois G. Steidel, Vorstandsvorsitzender (CEO)

Neue Kommunikationswege

Während alle Mitarbeiter:innen – außer einer Notbesetzung – von zuhause aus arbeiteten, wollten wir unsere interne Kommunikation möglichst persönlich halten, vor allem wenn man sich nicht mehr auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine begegnet. Deshalb führten wir unseren bereits angedachten internen Podcast, das „KMS Logbuch“, kurzfristiger ein. Darin berichten Vorstand und Geschäftsleitung regelmäßig über Neuigkeiten, stellen neue Mitarbeiter vor und geben wichtige Informationen weiter. „Für uns war das, gerade in den schwierigen Wochen im März, April und Mai, eine gute Möglichkeit, Kontakt zu den Mitarbeitern zu halten und sie regelmäßig wieder ins Boot zu holen”, erklärt Alois G. Steidel, Gründer und Vorstand von KMS.

Und das Logbuch entwickelt sich weiter: Was zu Beginn eine simple Audioaufnahme war, hat sich nun zu einem lebendigeren Videoformat gewandelt. Inzwischen ist das KMS Logbuch ein fester Bestandteil unserer internen Kommunikation geworden, das wir auch zukünftig weiter nutzen werden.
KMS Logbuch

Schnelle Remotefähigkeit

KMS Remote
Seit geraumer Zeit nutzen wir bereits Microsoft Teams. Etwa die Hälfte der Mitarbeiter*innen war schon vor Corona hauptsächlich im Homeoffice tätig. Das hat in den letzten Monaten vieles leichter gemacht. Die technischen Voraussetzungen waren dank Laptops, Mobiltelefonen oder Softphones fast bei allen Mitarbeitern bereits erfüllt, die meisten waren an die Kommunikation über MS Teams auch schon gewohnt. Und so ist der Geschäftsleitung die Entscheidung leichtgefallen, alle Mitarbeiter:innen von heute auf morgen ins Homeoffice zu schicken. Die größte Herausforderung war dann für viele die Situation, Partner und Kinder im Homeoffice zu haben.
Wenn möglich ist KMS den Mitarbeitern natürlich entgegen gekommen: „Unsere Arbeitszeiten sind flexibel und wir vertrauen darauf, dass der Mitarbeiter seine Arbeit erledigt. Aber ob er das vormittags macht oder lieber abends, wenn die Kinder im Bett sind, spielt bei uns eigentlich keine Rolle", so Alois G. Steidel. Diese Kultur des Vertrauens und guter technologischer Ausstattung haben wir es zu verdanken, dass wir so schnell dezentral arbeiten konnten.

Gefahrene Kilometer Vertrieb

km Vertrieb
Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen und Projektmanager:innen sind immer viel unterwegs. Doch die Corona-Krise bremste natürlich auch die Geschäftsreisen aus. Wie in der Grafik erkennbar, kam mit dem März ein richtiger Einbruch in den mit den Firmenwagen zurückgelegten Kilometern.
Stattdessen baute sowohl der Vertrieb als auch das Projektmanagement auf digitale  Kommunikation, Besprechungen fanden kurzerhand telefonisch oder über Videoanrufe statt. 

Ganz nach dem Motto: Immer für Sie da!

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