Success Story: Klinikum Bielefeld

Als Yvonne Faulhaber im Frühjahr 2023 ihre neue Anstellung im Klinikum Bielefeld antrat, war MetaKIS® bereits installiert und wurde auch genutzt. Aber Frau Faulhaber kannte MetaKIS® schon länger und wusste, dass man mehr aus dem Programm rausholen kann.

MetaKIS® ist an das Krankenhausinformationssystem online und bidirektional angebunden. In Bielefeld ist das Programm iMedOne® im Einsatz. Alle Falldaten gehen in Echtzeit in MetaKIS® über und werden dort sofort verarbeitet. MetaKIS® kann direkt aus dem Fallbezug aus dem KIS gestartet und für die Kodierung verwendet werden. Es gibt aber auch eine zweite Auswertungsvariante, mit der sich in Sekundenschnelle alle Falldaten eines Jahres oder sogar auch längerer Zeiträume analysieren lassen. Beliebige Simulationen können vorgenommen werden und vorbereitete Auswertungen stehen hier zur Verfügung.

Konkret gab es vor allem folgende Anforderungen an das DRG-Multitool: MetaKIS® sollte

• besser für die Kodierung am Einzelfall eingesetzt werden
• die Kodierung effizienter und sicherer machen
• mit den Auswertungen Handlungsfelder in den Krankenhausprozessen aufdecken und eliminieren
• die neuen Herausforderungen aus dem MDK-Reformgesetz annehmen und meistern
• und natürlich auch das Klinikum für die neuen Krankenhausreformen vorbereiten.

Nach der Umsetzung des MDK-Reformgesetzes dürfen Krankenhausabrechnungen nicht mehr korrigiert werden. Das bedeutet: Wenn die Rechnung das Krankenhaus verlässt, muss sie optimal und prüfungssicher sein. Alle erbrachten Leistungen müssen in die korrekten Diagnosen- und Prozedurenkodes umgesetzt sein.

Gerade in Vertretungssituationen können Hinweise auf Kodierverbesserungen sehr hilfreich sein. Das beginnt schon mit den Hinweisen auf Kodierungen aus Voraufenthalten. Chronische Diagnosen werden automatisch vorgeschlagen und können – wenn auch nicht immer erlösrelevant – oft helfen, die Verweildauer zu begründen.

Das Regelwerk von MetaKIS® wurde an die Hausgegebenheiten angepasst. Viele Regeln liefern gute Hinweise, die aber noch besser greifen, wenn sie spezifisch die Besonderheiten der Klinik berücksichtigen.

Ein gutes Beispiel: In Bielefeld werden die Pflegegrade direkt aus den Kostenübernahmen der Krankenkassen gezogen. Diese werden aber nicht angezeigt, wenn die Kodierung vor der Kostenübernahme erfolgt. MetaKIS® untersucht nicht nur die Diagnosen aus den Voraufenthalten, sondern auch die Prozeduren. Über eine Regel bekommt der oder die Kodierer:in einen Hinweis, wenn in dem Voraufenthalt ein Pflegegrad kodiert war, aber im aktuellen Fall nicht. In der Vergangenheit wurden ZEs dadurch nicht abgerechnet, mit Hilfe von MetaKIS® konnte diese Lücke nun geschlossen werden.

Hier kam auch der MetaKIS®-Hauskatalog ins Spiel. Die Kodierung von Routineeingriffen und Behandlungen lässt sich deutlich effizienter gestalten, wenn man auf Standard-Kodierungen zurückgreifen kann. Neben den Kodierer:innen wurden auch die Ärzt:innen mit ins Boot geholt: In Bielefeld wurden die technischen und inhaltlichen Voraussetzungen geschaffen, MetaKIS® auch bei der Kodierung der Operationen einzusetzen. Hier besteht erfahrungsgemäß ein großes Potenzial für eine Optimierung der Kodierung. In den ersten Fächern wurde bereits eine entsprechende Nutzung empfohlen, der weitere Ausbau 2025 ist geplant.

Am Ende steht der ‚aktive Fallabschluss‘ in MetaKIS®. Vorab definierte Fallkonstellationen müssen in MetaKIS® zur Abrechnung ‚freigegeben‘ werden. Dadurch entsteht eine bewusste Auseinandersetzung mit den MetaKIS®-Hinweisen. Die meisten Fälle können sofort freigegeben werden, aber in bestimmten Situationen lassen sich mit diesem Prozess noch lohnenswerte Potenziale heben.

Dieses Projekt war unterteilt in mehrere Teilprojekte und hatte das Ziel, eine Erfolgsquote im MD-Verfahren von mind. 60 % zu erreichen, wodurch die Strafzahlung wegfallen und eine Prüfquote von 5 % erreicht werden sollte.

Im Vorfeld des Projektes wurden mit MetaKIS® ausgewählte Auswertungen gestartet. Mit folgender Erkenntnis: Zu Beginn schienen die Fälle mit einem hohen Schweregrad abzunehmen und gleichzeitig stieg die Anzahl der Langlieger:innen (verglichen wurden Daten aus 2022 mit 2023, siehe Abbildungen 1 und 2). Was aber nicht der Realität entsprach: Vielmehr werden die Patient:innen immer älter (und daher auch kränker).

Mit Hilfe von vermehrten Dokumentationsschulungen und dem konsequenten Einsatz von MetaKIS® konnten diese Unstimmigkeiten schließlich aufgeräumt werden. Denn MetaKIS® weist schon während der Kodierung auf Prüfungsrisiken bei Diagnosen und Prozeduren, aber auch bei der Verweildauer hin. In besonders kritischen Situationen kann direkt an den Kode oder zu jedem kritischen Verweildauertag eine Begründung erfasst werden.

Eine weitere Vermutung wurde durch eine monatliche MetaKIS®-Auswertung Gewissheit: Viele Patient:innen wurden scheinbar in der Nacht entlassen bzw. in Pflege- oder Reha-Einrichtungen weiterverlegt. Auch dies spiegelte nicht den richtigen Tatbestand wider, die Ursache war eine andere: Das Personal hatte erst spät am Abend die Zeit, die Entlassungen im KIS einzutragen. Fazit: Die Betten waren (scheinbar) noch belegt und neue Fälle konnten in der Zeit nicht aufgenommen werden.

Nachdem das Thema erkannt und optimiert worden war, konnten schließlich auch die realen Bettenkapazitäten im System erfasst werden. Folglich sanken die Abmeldungen am Notfallsystem und es kam zu einer Fallzahl- und Erlössteigerung.

Durch einen Abgleich der offenen Posten (Buchhaltung) mit den MetaKIS®-Fällen mit einer AmbOP-Kennzeichnung konnte ein frühzeitiges Eingreifen bei „Standard-Ablehnungsverfahren“ seitens der Kostenträger organisiert werden. Durch die Initiative eines anderen MetaKIS®-Kunden aus Reinbek verfügt MetaKIS® über ein Set an Standard-Hinweisen, welches es den Anwender:innen ermöglicht, zeitnah die notwendigen medizinischen Begründungen für eine stationäre Behandlung zu erkennen und zu erzeugen.

Mit Hilfe von MetaKIS® wurden die präoperativen Tage der Kliniken im Quartalsvergleich und in Bezug auf das hausinterne Ziel vorgestellt (siehe Abbildung 3). Dabei konnten Auffälligkeiten und Veränderungen festgestellt werden, aus denen gezielte Analysen und Maßnahmenentwicklungen abgeleitet wurden, wie etwa ein Ausbau der OP-Kapazitäten, da durch Notfalleingriffe zu viele elektive Eingriffe verschoben werden.

MetaKIS® bietet einen InEK-Profilvergleich an, beispielsweise bei der Verteilung der Schweregrade pro DRG. Diese Standard-Auswertungen wurden zur gemeinsamen Durchsprache der auffälligen InEK-Profilvergleiche genutzt. Daraus wurden positive Vergleiche zur Motivation genommen, ganz nach dem Motto „Besser als die anderen“.

Zudem wurden negative Beispiele analysiert und Maßnahmen abgeleitet, wie etwa die DRG-Logik in MetaKIS® zu nutzen, um Potenziale zu höheren Groupierungen zu erkennen (siehe Abbildung 4).

Die Vision: Automatische Kodierung in Standard-Fällen für mehr Handlungsspielraum in den hochkomplexen Fällen.

MetaKIS® liefert schon heute viele interessante Kodiervorschläge und sichert über die Informationen aus den Laborwerten, der Medikation und der Voraufenthalte die vorhandene Kodierung ab. Viele gute Nebendiagnosen begründen den stationären Aufenthalt und lassen ambulantes Potenzial bzw. Risiko leichter erkennen. Warum sollen diese ganzen Hinweise in einfachen Konstellationen nicht zu einer vollständigen Kodierung führen, welche mit einem Kontrollblick dann schnell in das KIS übernommen werden kann? Die MetaKIS®-Kodiervarianten als automatische Kodierung – im aktuellen Jahr soll genau das in ersten Situationen ausprobiert und gefestigt werden. Es geht dabei nicht um den Ersatz von Arbeitskräften, sondern vielmehr um die Entlastung in alltäglichen Standards, damit Ressourcen für die komplexen und komplizierten Fallkonstellationen gewonnen werden.

Ganz nach dem MetaKIS®-Motto:
„Mensch und Maschine – ein unschlagbares Team!”