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KMS

28. Februar 2019
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Success Story: Elisabeth Vinzenz Verbund (EVV)

Im EVV ist bereits ein mit eisTIK® realisiertes Konzernberichtswesen etabliert. Die einzelnen Mitgliedshäuser stellen pro Quartal automatisiert der EVV-Zentrale Daten zur Verfügung. Die Daten werden von den dezentralen eisTIK®-Installationen der Einzelhäuser in die zentrale eisTIK®-Installation im Konzern übertragen. Auf Basis dieser Daten werden pro Quartal durch das EVV-Konzerncontrolling Berichte erzeugt. Das Berichtswesen der einzelnen Krankenhäuser wird hingegen individuell dezentral erstellt.

»Unsere Mitarbeiter und die Berater von KMS sprechen die gleiche Sprache und erarbeiten Lösungen gemeinsam. Das sorgt für Akzeptanz und ein lebendiges Führungssystem.«

Olaf Klok, Verbundgeschäftsführer EVV
Der Elisabeth Vinzenz Verbund hat im Sommer 2017 entschieden, mit Unterstützung der Firma KMS und auf Basis der eisTIK®-Produktfamilie, ein Standardberichtswesen für die einzelnen Mitgliedshäuser des EVV zu etablieren. Die Zielsetzung wurde im Rahmen der sogenannten Krankenhausgeschäftsführer-Runde wie folgt formuliert:
  • inhaltliche und technische Zusammenführung von Häuserberichtswesen und Benchmarks
  • keine Parallelstrukturen von EVV- und Häuserberichtswesen
  • einheitliches Verständnis, einheitliche Vergleichs- und Kommunikationsbasis
  • Grundlage für Wissenstransfer
  • möglichst standardisiert und automatisiert (80:20-Regel)
  • Vermeidung von Doppelarbeiten
  • moderne Berichtsumgebung
  • zentral eingerichtet (Campus-Lizenz)
Die wesentliche Idee des Projekts basierte auf dem Gedanken, dass der kleinste gemeinsame Nenner durch die Standardberichte der einzelnen Mitgliedshäuser gebildet wird. Wenn EVV-weit standardisiert ist, wie z. B. ein DRG-Leistungsbericht auf Hausebene aussieht und wie die Kennzahlen in dem Bericht definiert sind, dann ergeben sich daraus weitere Vorteile. Sowohl die Konzernberichte als auch ein konzernweites Benchmarking sind in der Konsequenz „Abfallprodukte“ der dezentralen Standardberichte. Wesentliches Ziel der ersten Projektphase war somit die Erarbeitung des kleinsten gemeinsamen Nenners in Form der dezentralen Standardberichte.

Gemeinsam mit dem EVV wurde im Sommer 2017 die Vorgehensweise abgestimmt. Zur Erarbeitung der standardisierten Berichte wurde ein Projektteam eingesetzt.
Success Story EVV - Projektablauf
Abbildung 1: Projektablauf
Die Mitglieder der Projektgruppe waren die Controller aus drei ausgewählten EVV-Krankenhäusern, die Mitarbeiter des zentralen EVV-Konzerncontrollings und Berater der Firma KMS. Die erste Projektgruppensitzung fand am 19. Juli 2017 statt. In diesem Termin wurde der grundsätzliche Projektablauf für die Erarbeitung der Berichte diskutiert.

»Durch Wissenstransfer und die Bündelung von Know-how eröffnen wir unseren Einrichtungen mit eisTIK® und den weiteren KMS-Lösungen die Basis für eine zielgerichtete Steuerung und etablieren konzernweite Standards für unser Berichtswesen.«

Dr. Sven U. Langner, Verbundgeschäftsführer EVV
Es wurde nicht vorgegeben, wie ein bestimmter Bericht aus Sicht der EVV-Zentrale auszusehen hat. Im Gegenteil: Es wurden die bestehenden Berichte der einzelnen Einrichtungen abgefragt, und es wurde nach Gemeinsamkeiten und Unterschieden geschaut. Die Projektgruppe diskutierte über die unterschiedlichen Berichte und entwickelte ein gemeinsames Verständnis. Unabhängig von der Projektgruppe wurden alle Beteiligten ermutigt, ihre Vorstellungen und Ideen einzubringen.

Ihre Teilnahme ist erwünscht!

Es geht nicht darum, ein EVV-Standardberichtswesen „von oben“ zu befehlen, sondern es geht um die gemeinsame Erarbeitung eines standardisierten Hausberichtswesens. Mit den Vorteilen:
  • ein Benchmarking-Berichtswesen zu etablieren,
  • für die monatlichen Report-Zyklen auf Standards zurückgreifen zu können,
  • einen Austausch über die Inhalte einfacher möglich machen zu können, weil nicht erst über die Zahlen geredet werden muss.
Bei dem Übergang handelt es sich um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, bei dem die aktive Teilnahme ausdrücklich erwünscht ist.

Aus diesem Fundus an Berichten entwickelte das Projektteam konkrete Vorschläge für die Standardberichte. Falls zu Themen kein tragfähiger Konsens gefunden werden konnte, wurde eine Entscheidungsvorlage für den Lenkungsausschuss bzw. den Geschäftsführerkreis erarbeitet und übermittelt.

Nach Abschluss der Konzeptphase startete die Umsetzungsphase. Die definierten Berichte wurden sukzessive mit eisTIK®.akut umgesetzt. Die Projektgruppe hat parallel regelhaft getagt und den  Fortschritt der Umsetzung kritisch diskutiert. Dabei wurden auch weitere Anpassungen und Optimierungen der Berichte zugelassen. Das Verfahren wurde vorab definiert und in einem Regelkreis abgebildet.

Ab April 2018 wurden alle Häuser des EVV in der neuen Berichtsumgebung eisTIK®.akut geschult. Dabei ging es in den ersten zwei Terminen um die Funktionalitäten und die Bedienung. Im Mai 2018 wurden die aus der Projektgruppe definierten und in eisTIK®.akut umgesetzten Berichte allen Einrichtungen des EVV präsentiert.
EVV - Umstellung Berichte
Abbildung 2: Umstellung Berichte
Danach wurden vor Ort in den Einrichtungen die in eisTIK®.akut erstellten Berichte abschließend mit den Teilnehmern diskutiert und letzte Änderungswünsche erfasst. Diese wurden abschließend Mitte Juli durch das Projektteam bewertet und die endgültigen Standard berichte für die Umsetzung in eisTIK®.akut definiert. Die finale Umsetzung der Berichte erfolgte ab September 2018. Im letzten Lenkungsausschuss Anfang Oktober 2018 wurde beschlossen, dass das erste Quartal 2019 als Übergangsphase genutzt werden soll.

Ab dem 1. April 2019 werden die  definierten Haus-Standardberichte regelhaft eingesetzt. Dabei ist allen Beteiligten bewusst, dass zwar das Projekt der Einführung eines Haus-Standardberichts endet, aber die Evaluierung und stetige Verbesserung dann erst beginnen. Daher wurde bereits zu Beginn des Projekts erörtert, dass nach Abschluss der Umsetzung der verabschiedeten Berichte die Weiterentwicklung nicht beendet ist. Es wird stetig Veränderungsdruck geben, zum einen von innen aus den Krankenhäusern, zum anderen von außen aus der Politik. Daher muss ein kontinuierlicher Prozess etabliert werden, der sowohl die stetige Verbesserung als auch notwendige Anforderungen und Anpassungen erfasst, bewertet und in die Umsetzung bringt.
Success Story EVV - Regelkreis
Abbildung 3: Regelkreis
Der gemeinsame Weg des EVV mit KMS ist noch lange nicht beendet. In dem bisherigen Projekt wurden Inhalte aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Belegung und DRG in den Haus-Standardberichten abgebildet. Die Umsetzung der Benchmarking-Berichte folgt nun in einem nächsten Schritt. 

Weitere Themenkomplexe für die Umsetzung in Haus-Standardberichten sind bereits in Planung. Insbesondere das Thema Personal mit sowohl der Anbindung der Abrechnungssysteme als auch der Anbindung der Dienstplan- und Zeiterfassungssysteme ist hoch priorisiert. Auch der Themenbereich der Sachkosten und damit die Anbindung der Materialwirtschaften steht auf der Agenda. Und es werden in einem Pilotprojekt erste Erfahrungen in der Abbildung von Behandlungsprozessen gesammelt.

Der Elisabeth Vinzenz Verbund (EVV)

Der EVV ist im Jahr 2014 durch den Zusammenschluss der Katholischen Wohltätigkeitsanstalt zur heiligen Elisabeth Reinbek und der Kirchlichen Stiftung St. Bernward Hildesheim entstanden. Das wesentliche Ziel war und ist es, die auf Ordenstradition basierenden Einrichtungen in eine stabile Zukunft zu führen. Der EVV ist weiterhin auf Wachstumskurs. Zum 1. Januar 2018 traten die Katholischen Kliniken Lahn und zum 1. Mai 2018 der Vinzenz Verbund Hildesheim bei.

Derzeit besteht der EVV aus 15 Krankenhäusern, zehn MVZ, neun Bildungseinrichtungen und vier Altenpflegeeinrichtungen. Der EVV ist mit mehr als 8.600 Mitarbeitern, über 3.800 Betten, rund 200.000 Patienten und einem Jahresumsatz von mehr als 750 Mio. Euro in sieben Bundesländern tätig.

Der EVV ist nicht zentralistisch geführt, sondern fördert die dezentrale Verantwortung. Der EVV versteht sich dabei als Wissensvermittler sowohl zwischen den Einrichtungen des EVV als auch zwischen der Zentrale und den einzelnen Einrichtungen. Dabei geht es in erster Linie um einen Austausch von wirtschaftlichen und ideellen Mehrwerten und um einen kontinuierlichen Wissensaustausch.

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