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2. April 2018

Success Story: Klinikum Wilhelmshaven

OP-Modul für Effizienz, Transparenz und Gerechtigkeit

Die Ausgangslage

KMS ist seit 2013 Partner des Klinikums Wilhelmshaven. Mit unterschiedlichen Modulen des eisTIK®-Data-Warehouses liefert das Unterhachinger IT-Unternehmen wertvolle Informationen für die strategische und operative Klinikführung. Das hoch effiziente Management-Informationssystem veredelt den Rohstoff Daten zu Wissen. 

Professor Kai Goldmann arbeitet seit 2016 im Klinikum Wilhelmshaven. Er ist Chefarzt der Klinik für Anästhesiologie, Notfallmedizin und Operative Intensivmedizin, Zentrum für Notfallmedizin und Schmerztherapie. Er berichtet: Im Klinikum werden jährlich rund 9.000 ambulante und stationäre Operationen vorgenommen. Bei dieser Größenordnung ist ein transparentes Datenmanagement eine wichtige Grundlage für ein effizientes und wirtschaftlich erfolgreiches OP-Management.
Kai Goldmann

»Wir wollten die Effizienz in der Nutzung unserer OP-Ressourcen verbessern. Das ist aber ganz schwierig, wenn man keine vernünftigen Kennzahlen hat.«

Prof. Kai Goldmann, Chefarzt
Klinikum Wilhelmshaven
Zwar verfügte das Klinikum Wilhelmshaven bereits vor dem Amtsantritt von Professor Goldmann über das OP-Modul von KMS. Allerdings wurden die vielen Möglichkeiten der Software nicht ausgenutzt, denkt Professor Kai Goldmann an die Phase im Klinikum zurück. „Es gab nur wenige verlässliche Kennzahlen – zum Beispiel zu den Wechselzeiten“, sagt der Chefarzt.

Diese im Wortsinne Unberechenbarkeit hat intern vielfach für Unzufriedenheit gesorgt. „Denn es geht um die ganz klassischen Themen“, erläutert Professor Kai Goldmann: „die Zuteilung von OP-Ressourcen, um Gerechtigkeit, aber auch um Leistungsausweitung, die wir in unsere limitierten OP-Kapazitäten hineinbekommen wollten.“

Es war vor allem die angestrebte Leistungsausweitung, die im Klinikum Wilhelmshaven zur nun aktiven Nutzung des OP-Moduls von eisTIK® führte. In den entsprechenden Strategiemeetings hatte die Geschäftsführung das KMS Data Warehouse für das OP-Management als strategisches Managementwerkzeug festgelegt. Einzelne Berichte waren zwar teilweise für die Anästhesie vorhanden, jetzt ging es aber darum, die gesamten OP-Abläufe und eine Transparenz für die professionelle Umsetzung der Neustrukturierung der OP-Abteilung abzubilden. „Es brauchte ein umfassendes Berichtswesen, auf dessen Basis man sich gemeinsam verständigen könnte: Wo stehen wir, wo wollen wir hin?“

Neustart mit dem OP-Modul von KMS

Nachdem die Entscheidung gefallen war und man sich im Klinikum auf die intensive Nutzung des OP-Moduls geeinigt hatte, gab es im Juli 2017 die Einweisung und Schulung eines Pilotkreises durch KMS-Experten vor Ort. Das Wissen auf alle Entscheidungsträger und Nutzer zu verteilen, war dabei eines der Ziele. Denn ein Management-Tool wird nur dann wirklich genutzt, wenn die Mitarbeiter es auch täglich einsetzen.

Was hat das OP-Modul dem Klinikum Wilhelmshaven gebracht? Es klingt auf den ersten Blick fast banal, aber es ist entscheidend. Professor Goldmann formuliert es knapp und prägnant: „Die wichtigste Erkenntnis sind für uns Zahlen, harte Fakten. Ich will wissen, wann morgens mein erster Schnitt ist, wie die Wechselzeiten sind etc. Das ist der Kern, das ist für uns ganz wichtig. Auf der Basis dieser Zahlen können wir dann Entscheidungen treffen.“

Mit dem OP-Modul erhält das OP-Management unter anderem Kennzahlen über Wechselzeiten, den Personaleinsatz, Auslastung, Ressourcen je nach Fachabteilung und Effizienz. „Auf der Basis solcher Daten haben wir bereits Entscheidungen abgeleitet“, sagt Professor Goldmann: „Das gilt vor allem für das klassische Thema: Wer bekommt wie viele OP-Ressourcen? Das funktioniert wie ein Bonus-Malus-Systems. Diejenigen Abteilungen bekommen die entsprechenden Ressourcen zugeteilt, die auch tatsächlich nachweisen können, dass sie über der erwarteten Auslastung liegen.“

»Das OP-Modul von KMS gibt uns wichtige
Hilfen für strategische Entscheidungen.«

Prof. Kai Goldmann, Chefarzt
Klinikum Wilhelmshaven
Die Kennzahlen aus dem OP-Modul führen aber darüber hinaus noch zu anderen Effekten. Sie sorgen für mehr Transparenz und Gerechtigkeit. Was früher „gefühlt“ war, ist nun exakt zu belegen. Das ist auch die Wahrnehmung der Fachabteilungen, die den OP nutzen, bestätigt Chefarzt Kai Goldmann. Ziel für das laufende Jahr ist es denn auch, ein standardisiertes, nachhaltiges und umfassendes Berichtswesen zu etablieren.

Im operativen Geschäft, berichtet Chefarzt Professor Goldmann, gab es auch einige praktische Hürden zu überwinden: „Ein Aspekt, den wir bearbeiten mussten, war die korrekte Hinterlegung von Budgetzeiten. Das ist durchaus schwierig, weil wir einzelne Säle an einzelnen Tagen eigentlich geplant gewissen Abteilungen zuschreiben wollten. Diese konnten sie aber nicht belegen oder haben sie dann doch nicht benötigt.“ Das hat in der Darstellung anfänglich Schwierigkeiten bereitet. Professor Goldmann: „Es entstand der Eindruck, dass die Grundlage, auf der die Berechnungen und die Zahlen entstanden, nicht korrekt war.“

Es kam daher Kritik auf, dass Auslastungszahlen zum Teil auf falschen Zuordnungen von Budgetzeiten entstanden und falsch negative Zahlen zu Lasten einzelner Abteilungen herausgekommen seien. Dank der professionellen Moderation durch den Pflegeexperten Klaus Reinelt von KMS, der mit seiner langjährigen Erfahrung diese teilweise kontroversen Diskussionen begleitet hat, konnten belastbare Strukturen geschaffen werden. Professor Goldmann: „Das hat eine Zeitlang gebraucht, bis alle Daten richtig eingepflegt waren. Das war die Phase, die wir im letzten Quartal 2017 durchgemacht haben. Nachdem wir das aber nach Meinung aller Beteiligten vernünftig gelöst haben und die Daten sauber eingepflegt wurden, sind die Akzeptanz und Transparenz jetzt sehr gut.“

Fazit

Die Effizienz in der OP-Planung und -Nutzung hat zugenommen. Ein konkretes Ergebnis davon ist: „Wir bekommen mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern jetzt mehr Leistungen geschultert“, sagt Professor Kai Goldmann. 

Schon in 2016 wies das Klinikum Wilhelmshaven steigende OP-Zahlen aus. Der Trend hat sich auch in 2017 und im laufen Jahr 2018 kontinuierlich fortgesetzt. Das Plus beläuft sich auf rund zehn Prozent – und das bei gleich gebliebenem Personalbestand.

Diese deutliche Leistungssteigerung, betont Professor Goldmann, wäre ohne die Berichte und Analysen aus eisTIK® und dadurch eine effektivere Nutzung der Zeitkontingente im OP nicht möglich gewesen. „Denn es geht erst einmal um die grundsätzliche Bereitschaft, die Situation im OP zu verbessern – die Wechselzeiten möglichst kurz zu halten oder strikt morgens früh zur angegebenen Zeit anzufangen. Dies ist eine grundsätzliche Entscheidung. Wenn man aber belastbare Kennzahlen zur Verfügung hat, kann man die erbrachten Leistungen und Abläufe korrekt abbilden, Verbesserungspotenziale darstellen und zum Besseren verändern. So helfen diese Daten die unternehmerischen Ziele umzusetzen.“
Der gemeinsame Weg des EVV mit KMS ist noch lange nicht beendet. In dem bisherigen Projekt wurden Inhalte aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Belegung und DRG in den Haus-Standardberichten abgebildet. Die Umsetzung der Benchmarking-Berichte folgt nun in einem nächsten Schritt. 

Weitere Themenkomplexe für die Umsetzung in Haus-Standardberichten sind bereits in Planung. Insbesondere das Thema Personal mit sowohl der Anbindung der Abrechnungssysteme als auch der Anbindung der Dienstplan- und Zeiterfassungssysteme ist hoch priorisiert. Auch der Themenbereich der Sachkosten und damit die Anbindung der Materialwirtschaften steht auf der Agenda. Und es werden in einem Pilotprojekt erste Erfahrungen in der Abbildung von Behandlungsprozessen gesammelt.

Klinikum Wilhelmshaven

Das Klinikum Wilhelmshaven in Stichworten und Kennzahlen: Mehr als 60.000 Patienten werden jährlich in den 18 medizinischen Zentren, Kliniken und Abteilungen behandelt. Mit 591 stationären und 63 teilstationären Betten sorgt das Krankenhaus für die medizinische Versorgung der Bevölkerung der Stadt Wilhelmshaven und der gesamten Region. Für eine medizinische Betreuung auf hohem Niveau sind knapp 1.500 Ärzte, Pflegekräfte, medizinische Fachkräfte, Angestellte und Arbeiter verantwortlich.

In den somatischen Abteilungen des Klinikums Wilhelmshaven werden pro Jahr rund 40.000 Patienten ambulant und etwa 22.000 Patienten stationär versorgt. Dazu kommen weitere rund 1.800 stationäre und 500 teilstationäre Patienten in den psychiatrischen Kliniken (Kinder und Erwachsene). Knapp 800 Kinder werden jährlich im Klinikum Wilhelmshaven geboren.

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