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24. August 2018

Success Story: Rottal-Inn-Kliniken KU

Deckungsbeitragsrechnung mit Plankostenverrechnung als Steuerungsinstrument

Die Ausgangslage

Für Analysen und die Erstellung des Berichtswesens ist eisTIK®.NET bereits seit 2011 erfolgreich im Einsatz. In der Vergangenheit wurde eine Kostenträgerrechnung von einem externen Unternehmen erstellt. Ebenfalls wurden von diesem Dienstleister monatlich eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung bereitgestellt und die Ergebnisse in eisTIK®.NET integriert. Nach Beendigung dieser Dienstleistungsvereinbarung entstand eine Informationslücke, die durch eine IBLV und Umlageverrechnung für eine monatliche Deckungsbeitragsrechnung mit eisTIK® geschlossen werden sollte.
Success Story Rottal-Inn Kliniken KU
Foto: Gerhard Schlegl (Vorstand), Franz Lindner (EDV-Leitung), Margot Wagenhuber (Controlling), Robert Christlmeier (Controlling), Bernd Hirtreiter (Vorstand)

Ziele und Erwartungen

Es wurde ein Projekt „Neues Berichtswesen“ gestartet. Ziel war es, ein neues Berichtswesen in Eigenregie zu etablieren, mit belastbaren monatlichen Gesamt-, Standort- und Abteilungsergebnissen. Dieses sollte für die Steuerung des Unternehmens als zentrale Informationsplattform dienen. Für belastbare Abteilungsergebnisse wollten wir die internen Verlegungen ebenfalls monetär über ein Erlössplitting berücksichtigen. Ein weiteres Ziel war es, ein Instrument zu haben, mit dem es möglich ist, die InEK-Kalkulation selbstständig zu erstellen

Umsetzung der Ziele

Das Layout des neuen Berichtswesens konnte problemlos in eisTIK®.NET umgesetzt werden. Die Umsetzung des Ziels von belastbaren monatlichen Gesamt-, Standort- und Abteilungsergebnissen war die eigentliche Herausforderung bei diesem Projekt. Es musste neu eine Kostenstellen-Leistungsrechnung aufgebaut werden. Für die Umsetzung haben wir uns für das Produkt eisTIK®.akut Kostenträgerrechnung entschieden. Die Ergebnisse der Verrechnung sollten anschließend in eisTIK®.NET zur Verfügung stehen. Wir machten uns zu Beginn des Projektes umfangreiche Gedanken über den Aufbau und den Detailierungsgrad der Verrechnungsmatrix. Wir haben uns für eine detailliert gegliederte Verrechnungsmatrix entschieden, um im Echtbetrieb auf Veränderungen und zusätzliche Anforderungen reagieren zu können. Nach dem die Verrechnungsmatrix in eisTIK®.akut aufgebaut war, konnten wir mit der Anlage der Kostenblöcke und der Festlegung der Verrechnungsschlüssel beginnen. 

Eine weitere Herausforderung für die Erreichung des Ziels von belastbaren Abteilungsergebnissen waren die Schlüssel der Personalumlagen. Die Schlüssel der Personalumlagen konnten über eine Expertenbefragung ermittelt werden und anschließend in eisTIK®.akut umgesetzt werden. Parallel wurde in eisTIK®.NET das Erlössplitting eingeführt, damit interne Verlegungen monetär berücksichtigt werden. Die Aufbauarbeiten waren nach ca. sechs Wochen abgeschlossen, und es konnten die ersten Probeverrechnungen gestartet werden. Anschließend erfolgten umfangreiche Validierungsarbeiten, die auch das technologische Verständnis erweiterten. Der Aufbau der KLR und der interne Validierungsprozess wurden kompetent und in angenehmer Zusammenarbeit begleitet. 

Nach Abschluss der internen Validierungsarbeiten erfolgte die erstmalige Versendung des neuen Berichtswesens mit Gesamt-, Standort- und Abteilungsergebnissen. Anschließend wurden mit allen Chefärzten Validierungsgespräche geführt. Die Ergebnisse der Gespräche führten zu einer Feinjustierung der KLR. Die Feinjustierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der auch bei allen beteiligten Berufsgruppen das Verständnis der Kostenstellen-Leistungsrechnung fördert und dadurch eine Akzeptanz der Ergebnisse erst möglich macht.

»Wir profitieren von den Erkenntnissen aus dem Aufbau der KLR und der damit verbundenen Transparenz. Es war uns deshalb möglich, die InEK-Kalkulation größtenteils in Eigenregie zu erstellen.«

Bernd Hirtreiter, Vorstand, Rottal-Inn Kliniken KU
Zwischenzeitlich wurden wir auch im Jahr 2017 verpflichtet, wieder an der InEK-Kalkulation im PEPP-Entgeltbereich teilzunehmen. Bei der Umsetzung konnten wir auf die gewonnenen Erfahrungen beim Aufbau der Kostenstellen-Leistungsrechnung zurückgreifen. Die Kostenstellen- und Kostenartenvarianten konnten kopiert und mussten nur leicht angepasst werden. Der Aufbau des Verrechnungsmodells ging zügig durch die automatische Anlage der Kostenblöcke von statten. Nach ca. einer Woche waren die Aufbauarbeiten abgeschlossen, und eine erste Verrechnung konnte gestartet werden. Anschließend wurde wieder ein interner Validierungsprozess gestartet und die daraus gewonnen Erkenntnisse im Verrechnungsmodell umgesetzt. Bis zum 31.03.2018 konnten wir eine erste Kosten.csv an das InEK übermitteln. Aktuell befinden wir uns im Prüfungsprozess. Bisher konnten alle Ungereimtheiten in der Kalkulation durch Veränderungen am Kalkulationsmodell bereinigt werden.

Bilanz

Nach Abschluss der Feinjustierung werden die Ergebnisse von allen handelnden Personen akzeptiert. Das Berichtswesen ist das zentrale Werkzeug zur Unternehmenssteuerung, um Entscheidungen abzuleiten bzw. um Veränderungen messbar zu machen. Der Zeitaufwand für die Erstellung einer monatlichen Verrechnung ist nach Abschluss der Aufbauarbeiten überschaubar geworden.

Um die Akzeptanz der wirtschaftlichen Ergebnisse halten zu können, wird bei strukturellen oder organisatorischen Veränderungen die KLR angepasst. Zusätzlich werden kontinuierlich Gespräche geführt, um das Verständnis für das System zu vertiefen. Durch die fortlaufende Beteiligung stellt man sicher, dass die Akzeptanz für das System erhalten bleibt und das System kontinuierlich verbessert wird.

Auch die Teilnahme an der InEK-Kalkulation war für uns relativ zügig und in einem zeitlich überschaubaren Rahmen umsetzbar.

Rottal-Inn Kliniken KU

Die Rottal-Inn Kliniken sind ein kommunales Unternehmen der Grund- und Regelversorgung mit drei Standorten und mit rund 1400 Mitarbeitern. Die Standorte Eggenfelden und Pfarrkirchen haben zusammen 385 somatische Akutbetten. Zusätzlich wird in Pfarrkirchen noch eine Geriatrische-Reha betrieben. Der Standort Simbach am Inn verfügt über 190 Betten ausschließlich für die Akut-Psychosomatik. Pro Jahr werden in den Rottal-Inn Kliniken ca. 20.000 Patienten stationär behandelt.

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