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7. Februar 2018

Success Story: Evangelische Stiftung Tannenhof

»Wir haben deutlich mehr Daten schneller zur Verfügung«

Ausgangslage

Die Stiftung Tannenhof hat sich von Beginn an als Krankenhausträger und Kalkulationshaus für das neue Entgeltsystem im Bereich der Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik (PEPP) positioniert. Damit waren neue Anforderungen an die Datenvalidität und -verarbeitung gestellt. Um die Kalkulation überhaupt vornehmen zu können, erläutert der Leiter des Medizincontrollings, Ingo Kischkat, benötigte die Stiftung ein Data Warehouse, um sämtliche relevanten medizinischen und betriebswirtschaftlichen Daten zusammenführen zu können. Ein weiterer Grund war die Einführung von SAP. Die Klinikleitung zielte zugleich auf mehr Auswertungsmöglichkeiten für das Controlling und einen besseren Zugriff auf aktuelle Daten.

Aufgrund der Herausforderungen, die das neue Entgeltsystem mit sich bringt, stellten die Geschäftsführung und das Controlling neue Ansprüche an den bisherigen Anbieter. Dieser konnte der Geschäftsführung zum Beispiel jedoch kein den Ansprüchen genügendes Cockpit zum individuellen Datenabruf einrichten. So war die Unternehmensleitung stets auf die Anwesenheit und die Arbeitszeiten des Controllings angewiesen. Deshalb wurde ein leistungsfähigeres System gesucht, und die Wahl fiel auf eisTIK® von KMS. Mit dessen Data Warehouse kann der Geschäftsführer nun jederzeit völlig selbstständig zum Beispiel Informationen über Personalstand, Belegung etc. aufrufen.

Zielsetzung

Mit der Einrichtung des KMS-Data Warehouses verfolgte die Stiftung Tannenhof vor allem ein Ziel, Daten, die vorher manuell zusammengeführt werden mussten, in einem System zu vereinen. Weitere Ziele waren: die Weiterentwicklung von Spartenrechnung, Kalkulation und Berichtswesen – einfach zu handhaben, valide und tagesaktuell.

»Bei bestimmten Fragestellungen müssen wir keine großen Prozesse in verschiedenen Systemen starten. Wenn wir schnell Informationen benötigen, können wir diese sofort einsehen.«

Ingo Kischkat, Leiter Medizincontrolling
Beispielhaft dargestellt sei hier die Umsetzung der sogenannten Spartenrechnung (Darstellung der jeweiligen Geschäftsbereiche): „Ein ganz großer Vorteil ist die Tagesaktualität“, betont Kischkat: „Vorher waren wir mit dem monatlichen Berichtswesen relativ unflexibel. Wir hatten gar nicht die Zeit, tagesaktuell mit hohem Aufwand Berichte zu erstellen.“ Mit eisTIK® funktioniere das jetzt „ganz hervorragend. Wir können einfach eine Auswertung starten und erhalten sofort die benötigten Daten. Das ist ein immenser Vorteil.“

Ähnlich verhält es sich bei der Kalkulation für das InEK. Mit dem Data Warehouse von KMS wird Transparenz geschaffen. Das ist nicht nur für die Weiterleitung der Daten an das InEK wichtig. Es hilft auch, die Prozesse im eigenen Haus besser zu verstehen und diese entsprechend steuern zu können.

eisTIK® in der Krankenhaus-Praxis

Dateianalysen erstellen, Kalkulationsprozesse vornehmen und der Geschäftsführung und den leitenden Mitarbeitern Berichte zur Verfügung zu stellen – damit sind bei der Stiftung Tannenhof Mitarbeiter aus dem Medizincontrolling und Kaufmännischen Controlling befasst. Regelmäßige Analysen und Informationen – sowohl aus dem Medizin- als auch aus dem Kaufmännischen Controlling – gehen jeweils an die leitenden Mitarbeiter. Dazu kommen, je nach Thema und Bedarf, auch Einzelanalysen für bestimmte Personen im Unternehmen. Die Berichte gehen zu einem Teil automatisiert und zum anderen manuell per E-Mail an die Empfänger heraus, erklärt Ingo Kischkat.

Die Perspektive

Zum 1. Januar 2018 erfolgen für die stationäre Psychiatrie und Psychosomatik die Umstellung auf ein neues Entgeltsystem. Darauf bereitet KMS seine Kunden mit dem PEPP-Modul innerhalb von eisTIK® optimal vor.

In der Stiftung Tannenhof wird derzeit auch noch nach den alten tagesgleichen Pflegesätzen abgerechnet. „Das PEPP-Modul hilft uns bereits jetzt, uns auf die neuen Anforderungen, die sich aus dem erneuerten Entgeltsystem ergeben, vorzubereiten“, weiß Medizincontrolling-Leiter Kischkat.

Das PEPP-Modul von KMS ist „ein ganz hervorragendes Instrument, um aktuelle Fälle (Patienten) mit ihren Diagnosen, Nebendiagnosen und Prozeduren in enger Abstimmung mit den Ärzten im Hinblick auf das neue Entgeltsystem zu reflektieren. Denn durch Schulungen an realen Fällen können die neuen Modalitäten und Anforderungen des neuen Entgeltsystems praxisbezogen vermittelt werden.“ Die Stiftung Tannenhof nutzt deshalb schon jetzt das PEPP-Modul, um sich intern auf das neue Entgeltsystem vorzubereiten. Ziel ist es, den medizinischen Berufsgruppen transparent zu machen, dass das medizinische Leistungsgeschehen und die entsprechende Dokumentation zukünftig Auswirkungen auf die zu generierenden Erlöse haben, unterstreicht Kischkat; bei den Medizinern wachse ein ganz anderes Verständnis für die Dokumentation.

»eisTIK® von KMS ist eine große Hilfe, eine echte Arbeitserleichterung.«

Ingo Kischkat, Leiter Medizincontrolling
Perspektivisch wird die Stiftung noch die Kostenträgerrechnung in das kaufmännische Berichtswesen einbinden. „Da wir diesen nicht unerheblichen Aufwand schon für das InEK betreiben, sollten wir die KTR auch intern nutzen“, sagt Kischkat. Auswertungen des Controllings werden in der Stiftung Tannenhof zeitnah und i.d.R. alle zehn Tage den leitenden Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. In diesem Rhythmus soll auch die Kostenträgerrechnung ihren Platz finden. „Die Datenerhebung und -analyse erfolgen schnell. Zuvor musste bei der InEK-Kalkulation einiges sogar extern erstellt werden. Das hat viel Zeit gekostet“, sagt Kischkat.

Service

Vom Projektbeginn bis zur Umsetzung des Data Warehouses und der Erstellung der ersten Projektanalysen benötigte KMS in der Stiftung Tannenhof rund sechs Monate. „Wir hatten in der Vergangenheit schon einige IT-Umstellungen“, denkt Kischkat zurück: „Deshalb hat uns besonders die schnelle Datenvalidierung sehr gut gefallen. Das ging wirklich zügig.“

Nach den ersten persönlichen Terminen der KMS-Projektmanager vor Ort fanden Schulungen und Problemlösungen per TeamViewer statt. „Der TeamViewer ermöglicht uns die Nachvollziehbarkeit direkt im System; was früher am Telefon besprochen wurde, wird von KMS nun direkt am Bildschirm gezeigt und schafft so weitere Flexibilität bei Problemlösungen“, sagt Lars Rautenberg, Leiter Kaufmännisches Controlling. Positiv bewertet Rautenberg auch das einfache Navigieren bei sämtlichen Auswertungen: „Über die DrillCross-Funktion komme ich immer ganz einfach an die Informationen heran, für die sonst mehrere Downloads nötig waren. Das geht jetzt quasi auf Knopfdruck.“

»Das PEPP-Modul von KMS bietet die Möglichkeit, zeitnah mit den Ärzten die Notwendigkeit der Dokumentation zu reflektieren. Mit dem PEPP-Modul wird dies auf einen Blick dargestellt.«

Ingo Kischkat, Leiter Medizincontrolling
Insgesamt funktioniert die Betreuung durch KMS „hervorragend. Das ist aus eigener Erfahrung nicht selbstverständlich“, sind sich beide einig. Hotline und Service sind mit kompetenten Ansprechpartnern erreichbar. Zudem weisen die KMS-Projektmanager eine hohe Kompetenz und Krankenhausexpertise auf.

Resümee

„eisTIK® hilft uns bei Erfassung und Darstellung komplexer Datenmengen. Wir haben deutlich mehr und schneller Daten zur Verfügung“, fasst Kischkat seine Erfahrungen mit eisTIK® und PEPP zusammen. Und speziell bezogen auf das neue Entgeltsystem in der Psychiatrie, sagt der Leiter des Medizincontrollings: „Ohne die Möglichkeiten, die uns eisTIK® und im speziellen das PEPP-Modul bieten, wäre der Arbeitsalltag eines Controllers deutlich schwieriger und die entsprechenden Steuerungsmöglichkeiten eingeschränkt.“

Evangelische Stiftung Tannenhof

Die Evangelische Stiftung Tannenhof ist Trägerin verschiedener Einrichtungen. Die Psychiatrische Klinik mit Standorten in Wuppertal, Remscheid und Velbert Langenberg leistet mit 430 vollstationären Betten, 95 teilstationären Plätzen, fünf Tageskliniken und vier Institutsambulanzen die psychiatrische Pflichtversorgung für mehr als eine halbe Millionen Einwohner der Städte Wuppertal, Remscheid und darüber hinaus der abhängigkeitskranken Patienten der Städte Velbert, Wülfrath und Heiligenhaus. Eine neurologische Klinik mit 40 Betten rundet das ganzheitliche Angebot für die Patienten ab. Ferner betreibt die Evangelische Stiftung Tannenhof eine Rehabilitationsklinik mit 24 Betten nach SGB IX und Wohneinrichtungen nach dem SGB XII mit insgesamt 170 Plätzen.

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