Success Story: GLG Gesellschaft für Leben und Gesundheit mbH

Alle Kliniken stehen vor enormen Herausforderungen – insbeson-dere durch den geänderten Bedarf an medizinischen Leistungen, den demografischen Wandel der Bevölkerung und einer Vielzahl neuer gesetzlicher Regelungen. Hinzu kommen die aktuellen Kostensteigerungen. Der Druck wächst!

Auf Grundlage von Zahlen, Daten und Fakten müssen Lösungen gefunden und Strategien bewertet werden, die einen sicheren Kurs garantieren.

Das Berichtswesen hatte schon immer einen hohen Stellenwert bei der Geschäftsführung, den Chefärztinnen und Chefärzten sowie den Zentralbereichen. Während der Corona-Pandemie stieg der Bedarf nochmals deutlich. Täglich wurden die Kennzahlen abgefragt und diverse Berichte angefordert. In dieser Phase entschloss sich die GLG mbH, das Controllinginstrument weiterzuentwickeln und in Power BI abzubilden.

Die Daten stammten aus den unterschiedlichen Primärsystemen, die – teilweise aus bereits bestehenden eisTIK®.akut-Berichten - ausgeleitet und für die Aufbereitung in Power BI jeden Monat erneut zur Verfügung gestellt wurden. Die Daten wurden teilweise händisch nacherfasst und aufgearbeitet und haben demzufolge erhebliche personelle Ressourcen gebunden.

Eine eisTIK®.akut-Installation war bereits seit 2017 vorhanden, sodass eine Anschaffung von weiteren und notwendigen Modulen, wie beispielsweise HR, Eye on Health® und MD(K), ausstanden. Das hatte zur Folge, dass die IT-Infrastruktur geprüft werden musste. Im Ergebnis wurde ein neuer Server durch die IT-Abteilung implementiert, der die notwendigen Anforderungen erfüllte und eine gute Performance für die Nutzung von eisTIK®.akut garantierte.

Um das Berichtswesen als Web-Reporting für die Anwenderinnen und Anwender aufzubauen, bestand die Notwendigkeit, ein umfangreiches Berechtigungsmanagement zu etablieren und vorab die Schnittstellenthematik zwischen den verschiedenen Subsystemen zu klären. Es wurde Anfang Februar 2022 mit der Konzeptionierung begonnen.

In der Vergangenheit hatten die Abteilungen kaufmännisches Controlling, Medizin-Controlling, Materialwirtschaft, Personalcontrolling und Strategie & Unternehmensentwicklung der GLG mbH unter Hinzunahme von externen Berater:innen intensiv an der Entwicklung des Berichtswesens gearbeitet. Das bis dahin teilweise heterogene Berichtswesen sollte in Zusammenarbeit mit dem Consulting-Team von KMS in ein konsistentes und digitales Berichtswesen übergeleitet werden.

KMS wendete bei der GLG das bereits mehrfach erfolgreich umgesetzte Vorgehen zur Berichtskonzeption und -umsetzung an: In einem gemeinsamen Kick-off-Termin wurden die Projektziele, die besonderen Herausforderungen sowie das Vorgehen und der Zeitplan abgestimmt. Das primäre Ziel war nicht nur, das bestehende Berichtstool „Power BI“ abzulösen, sondern auch die Kennzahlensysteme im Rahmen dieser Umstellung zu ergänzen. Zeitgleich sollten auch die bestehenden und von KMS etablierten Strukturen geprüft werden, um eine Validität der Daten zu gewährleisten.

Ein wesentliches Entscheidungskriterium, ein webbasiertes Dashboard zu etablieren, war zum einen die benutzerfreundliche Oberfläche und zum anderen die klare Struktur des Berichtswesens von KMS. Die Navigation durch das Berichtswesen ist leicht zu handhaben und die Auswahlfunktionen sind selbsterklärend. Um alle Funktionen entsprechend nutzen zu können, sind keine großen Vorkenntnisse erforderlich. Das erleichtert den Einstieg und den Umgang mit dem zukünftigen Dashboard.

Im nächsten Schritt wurden durch die Berater:innen des KMS-Teams Berichtsentwürfe für die definierten Themenbereiche konzipiert und in PowerPoint skizziert. Die Berichtsentwürfe sollten die bereits durch Power BI bekannten Kennzahlen abbilden und in ein übersichtliches, anwenderorientiertes Berichtswesen überführt werden, welches die eisTIK®-Funktionalitäten, wie z. B. Drill-Cross und Drill-Down, optimal einsetzt.

In einem zweiten Workshop-Termin mit allen Controlling-Bereichen wurden diese Berichtsentwürfe vorgestellt und gemeinsam diskutiert. Dabei war die Visualisierung der Zielberichte in PowerPoint sehr anwendungsbezogen und die Workshop-Teilnehmer:innen konnten im direkten Dialog Ergänzungen und Änderungen direkt einfließen lassen.

Die erarbeiteten Berichtsentwürfe konnten im Nachgang des Workshops, neben der Entwicklung der Zieldefinition, auch als Grundlage für die Freigabeprozesse durch die Geschäftsführung genutzt werden. Am Ende der Konzeptionsphase stand die Beauftragung der KMS für die Umsetzung der Berichte, die weitere Begleitung durch KMS Consulting sowie die Implementierung zusätzlicher Module in eisTIK®.akut.

Insbesondere in der Umsetzungsphase war die Begleitung und Steuerung durch KMS Consulting von großer Bedeutung: Verschiedene Teilprojekte mussten koordiniert und durch die jeweiligen Expert:innen bei KMS umgesetzt werden:

In der Projektleitung und in allen Teilbereichen haben die Projektmitglieder der GLG sowie die Expert:innen von KMS eng zusammengearbeitet und zielorientierte Lösungen entwickelt.

Begleitet wurde die Umsetzungsphase durch regelmäßige Projektleitungs-Termine, um alle Beteiligten über den Projektfortschritt zu informieren und notwendige Aufgaben bzw. Zuarbeiten abzustimmen.

Nachdem es aufgrund von ressourcenbedingten Engpässen, die nicht im Einflussbereich der Projektbeteiligten lagen, zu einer Verschiebung des Go-live-Termins um zwei Monate kam, erfolgte im August die Inbetriebnahme des gemeinsam entwickelten Dashboards.

Insgesamt kann der Projektverlauf, die erreichten Ziele und die Zusammenarbeit zwischen der GLG und KMS als voller Erfolg gewertet werden. Gemeinsam mit KMS entstand ein konsistentes und hochprofessionelles Berichtswesen, das die regelmäßigen händischen Datenlieferungen abgelöst hat.