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10. Oktober 2018

Success Story: Fachklinik Waldeck

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Wenn sich das InEK unverhofft meldet

Wie die Fachklinik Waldeck gemeinsam mit KMS die Kalkulation in Rekordzeit meisterte

Wenn sich das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) meldet, kann schon mal der Blutdruck steigen. Das war auch im vergangenen Jahr so, als sich das Institut bei Claudia Borchardt meldete, der Leiterin des Controllings der Fachklinik Waldeck. Das InEK hatte die spezialisierte Fachklinik südlich von Rostock in seiner jährlichen „Lotterie“ als ein Referenzhaus für seine DRG-Kalkulation gezogen. Für die betroffenen Häuser ist dies nicht immer ein Quell reiner Freude, denn das „Losglück“ ist mit viel Arbeit und meist großem Zeitdruck verbunden – vor allem dann, wenn man das erste Mal dabei ist. Das gilt besonders für ein eher kleines Haus wie die Fachklinik Waldeck, die auf eine verpflichtende Kalkulationsteilnahme überhaupt nicht vorbereitet war. Doch in einem beispiellosen Kraftakt, meisterte die Klinik – gemeinsam mit KMS – die enorme Herausforderung.

Wen das InEK trifft

Seit 2016 praktiziert das InEK ein Losverfahren. Damit verpflichtet das Institut Krankenhäuser, an der InEK-Fallkostenkalkulation teilzunehmen. So wird die repräsentative Aussagekraft für den Fallpauschalenkatalog erhöht. Bei der Ziehung trifft es in der Regel Fachkliniken und Kliniken in privater Trägerschaft, weil diese Häuser in der Gesamtmenge der Kalkulationshäuser unterrepräsentiert sind. 

Dass auf der anderen Seite der Leitung erst einmal Erschrecken einsetzt, wenn das InEK anruft, verwundert nicht. Denn die gezogenen Häuser besitzen meist weder die technische noch die organisatorische Struktur, um aus dem Stand heraus erfolgreich an einer InEK-Kalkulation teilzunehmen. Das weiß auch das InEK. Deshalb bietet es an, erst einmal nur einfache Kostenstatistiken auf Basis einer einfachen Gewinn-und Verlustrechnung für das Institut zu erstellen. Wer sich für das volle Programmentscheidet, benötigt eine sehr gute Kostendarstellung und eine exzellente Leistungsdokumentation. Oft werden Jahre benötigt, um dafür die internen Strukturen zu schaffen.
„Wir waren wir im ersten Moment doch etwas geschockt“, denkt Controllerin Claudia Borchardt an jenen Tag im September 2017 zurück, als sie von der Ziehung durch das InEK erfuhr. Doch der Schreck währte nicht lange. Denn der Klinikleitung war schnell klar, dass in der InEK-Kalkulation auch ein längerfristiger Nutzen steckt.

Also wurde der „Lernprozess“ gestartet. „Wir wollten uns der Herausforderung stellen und die Aufgaben des InEK bearbeiten“, betont Claudia Borchardt. Der Wille zum Mitmachen war begleitet von der Erkenntnis: „Wir wussten, dass wir es ohne externe Software und Hilfe nicht schaffen werden, auch weil der Zeitdruck zu hoch war. Wir haben uns deshalb recht schnell nach Firmen umgeschaut, die uns ihre Software und Leistungen vorstellen sollten. So sind wir auch auf KMS gestoßen“, berichtet Claudia Borchardt.

»Wir waren uns von vornherein darüber im Klaren, welch ein hoher Arbeitsaufwand auf uns zukommen wird. Aber vor allem unsere Geschäftsführung hat die Chance gesehen, etwas Neues zu lernen und auch die eigene Kostenstruktur zu hinterfragen.«

Claudia Borchardt, Controllerin

Der Zeitplan

Es musste also flott gehen – trotz Urlaub und anderer Projekte, die bereits fix terminiert waren. „Wir hatten ordentlich Zeitnot“, sagt Claudia Borchardt. Im Dezember 2017 fiel dann die Entscheidung zugunsten von KMS. Warum? Claudia Borchardt erinnert sich: „Bei KMS gefiel uns besonders gut, dass sie uns von Anfang an einen konkreten Projektplan und präzise Meilensteine vorgestellt haben. So konnten wir uns vorstellen, dass und vor allem wie es wirklich zu schaffen ist.“

Alle Schritte wurden wie geplant umgesetzt, zieht Claudia Borchardt eine rundum positive Bilanz: „Das hat alles sehr gut geklappt.“ Auf der KMS-Seite hat Andree Bogs-Besemer das Kalkulationsprojekt verantwortet. Er macht auf einige Besonderheiten aufmerksam: Wenn ein Haus mit KMS für das InEK kalkulieren will, kommt es in der Regel spätestens im Herbst eines Jahres auf den Unterhachinger IT-Spezialisten und Wissensmanager zu, um im März des Folgejahres die Daten an das InEK übermitteln zu können. „Bei der Fachklinik Waldeck haben wir aber erst drei, vier Wochen vor dem Abgabetermin mit dem Kalkulationsprojekt beginnen können“, sagt Andree Bogs-Besemer.

Und dabei konnte in der Klinik noch nicht einmal auf Erfahrungen mit dem KMS Management-Informationssystem zur strategischen und operativen Klinikführung – eisTIK® – zurückgegriffen werden. „Es ging also unfassbar schnell“, stellt KMS-Experte Bogs-Besemer fest. Dennoch kann solch ein Kraftakt nur die Ausnahme sein und sollte nicht zur Regel werden.

Andree Bogs-Besemer ist ein weiterer Aspekt wichtig: „In erster Linie soll natürlich der Kunde zufrieden sein. Aber auch wir sind dann zufrieden, wenn wir dem Klinik-Partner eine optimale Lösung bieten können. Das hat mit der Fachklinik Waldeck hervorragend funktioniert.“ Alle Termine wurden gehalten, die Zusammenarbeit lief reibungslos. Auch inhaltlich war das Projekt recht anspruchsvoll. Denn bei dem Haus handelt es sich im Kern  um eine Rehaklinik mit einem relativ kleinen somatischen Bettenanteil. Und nur für diese 56 somatischen Betten im Landeskrankenhausplan sollte für das InEK kalkuliert werden. In der Realität waren die Krankenhausstrukturen aber nicht getrennt, auch die notwendigen Kosten- und Leistungsdaten nicht. Es musste also aus den vorhandenen Informationen eine Teilmenge zielgenau herausgefiltert werden. 

Das geht nur, wenn alle mitziehen. Deshalb lobt Andree Bogs-Besemer ausdrücklich die hohe Einsatzbereitschaft der Verwaltungsmitarbeiter der Fachklinik Waldeck. Denn personell kann das relativ kleine Haus keine zwei oder drei Vollzeitkräfte für das InEK-Projekt abstellen, wie dies in größeren Häusern oft der Fall ist. Umso höher ist es einzuschätzen, mit welcher Qualität und in welcher Zeit die InEK-Kalkulation erfolgt ist.

Die konkreten Meilensteine im Projektverlauf:

  • 22. September 2017: Die Fachklinik Waldeck wird vom InEK zur verpflichtenden Teilnahme an der DRG-Fallkostenkalkulation gezogen.
  • 16. Oktober 2017: Erster Kontakt zwischen der Klinik und KMS.
  • 22. November 2017: Präsentation von eisTIK® in der Fachklinik Waldeck.
  • 9. Januar 2018: Auftragserteilung an KMS.
  • 1. Februar 2018: Projektstart mit dem Kick-Off.
  • 26. Februar 2018: Die Installation von eisTIK® ist abgeschlossen.
  • 2. März 2018: Abschluss der Validierung von eisTIK®.
  • 5. März 2018: Beginn der Einrichtung der Kostenrechnung.
  • 30. März 2018: Abgabe der Kalkulationsdaten und der ergänzenden Datenbereitstellungen an das InEK.
  • April/Mai 2018: Fortlaufende Bearbeitung der Fehlerprotokolle und Konformitätsprüfungen.
  • Juni 2018: Erreichen einer Fehlerquote von unter 0,1 Prozent bei der Datenqualität.
  • 5. bis 7. Juni 2018: Weitere eisTIK.NET-Schulungen.
  • August 2018: Erweiterung auf eisTIK.akut®.

Bilanz und Ausblick

Ein Fazit lautet deshalb auch: Es gibt keinen Grund, sich vor dem Anruf des InEK zu ängstigen. „Wir sind sehr zufrieden, alleine hätten wir das nicht stemmen und die Anforderungen des InEK erfüllen können“, sagt Claudia Borchardt und ergänzt: „Für uns war es deshalb auch so wichtig, dass Herr Bogs-Besemer und sein Team so gut im Thema drin sind und uns mit Rat und Tat zur Seite stehen.“ 

Claudia Borchardt ist seit Anfang 2017 in der Fachklinik als Assistentin der Geschäftsführung tätig. Der InEK-Kalkulationsprozess hat ihr auch geholfen, „bestimmte Kostenstrukturen in der Klinik überhaupt erst einmal kennenzulernen und hinterfragen zu können.“ Bei der nächsten InEK-Kalkulation werden dann zusätzliche Daten aus dem Haus vorliegen und noch bessere Rückschlüsse auf die Qualität von Prozessen und Strukturen zulassen. 

Die Fachklinik Waldeck hat sich auf der Basis der positiven Erfahrungen zudem entschieden, den Einsatz von eisTIK®-Lösungen zu erweitern. Claudia Borchardt: „Wir glauben, dass wir damit auch für die nächsten Jahre gut aufgestellt sind.“ Auch deshalb, weil die Klinik während des Kalkulationsprojekts gesehen hat, dass nicht nur die Kostenrechnung, sondern auch die anderen eisTIK®-Module einen Mehrwert für die tägliche Arbeit bringen können.

Fachklinik Waldeck

Insgesamt 210 Betten weist die Fachklinik Waldeck aus. Zirka 340 Mitarbeiter kümmern sich um die Patienten; das sind knapp 400 stationäre im Akutund etwa 900 im Reha-Bereich. Das überregionale Zentrum für medizinische Rehabilitation setzt auf die Schwerpunkte Neurologie und Orthopädie und ist spezialisiert für die qualitätsgerechte medizinische, therapeutische und fachpflegerische Versorgung von Patienten mit schweren und schwersten neurologischen Erkrankungen.

Zum Haus gehören vier Reha-Stationen (Phase C und D), eine tagesklinische bzw. teilstationäre Station (Phase D) sowie drei Frühreha-Stationen (Phase B). Die Klinik kooperiert eng mit dem Klinikum Südstadt Rostock und der Universitätsklinik Rostock und befindet sich in privater Trägerschaft durch die FuturaMed – Gesellschaft für modernes Management im Gesundheitswesen mbH.

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