Success Story: Fachklinik Waldeck

Wenn sich das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) meldet, kann schon mal der Blutdruck steigen. Das war auch im vergangenen Jahr so, als sich das Institut bei Claudia Borchardt meldete, der Leiterin des Controllings der Fachklinik Waldeck. Das InEK hatte die spezialisierte Fachklinik südlich von Rostock in seiner jährlichen „Lotterie“ als ein Referenzhaus für seine DRG-Kalkulation gezogen. Für die betroffenen Häuser ist dies nicht immer ein Quell reiner Freude, denn das „Losglück“ ist mit viel Arbeit und meist großem Zeitdruck verbunden – vor allem dann, wenn man das erste Mal dabei ist. Das gilt besonders für ein eher kleines Haus wie die Fachklinik Waldeck, die auf eine verpflichtende Kalkulationsteilnahme überhaupt nicht vorbereitet war. Doch in einem beispiellosen Kraftakt, meisterte die Klinik – gemeinsam mit KMS – die enorme Herausforderung.

Claudia Borchardt, Controllerin

Es musste also flott gehen – trotz Urlaub und anderer Projekte, die bereits fix terminiert waren. „Wir hatten ordentlich Zeitnot“, sagt Claudia Borchardt. Im Dezember 2017 fiel dann die Entscheidung zugunsten von KMS. Warum? Claudia Borchardt erinnert sich: „Bei KMS gefiel uns besonders gut, dass sie uns von Anfang an einen konkreten Projektplan und präzise Meilensteine vorgestellt haben. So konnten wir uns vorstellen, dass und vor allem wie es wirklich zu schaffen ist.“

Alle Schritte wurden wie geplant umgesetzt, zieht Claudia Borchardt eine rundum positive Bilanz: „Das hat alles sehr gut geklappt.“ Auf der KMS-Seite hat Andree Bogs-Besemer das Kalkulationsprojekt verantwortet. Er macht auf einige Besonderheiten aufmerksam: Wenn ein Haus mit KMS für das InEK kalkulieren will, kommt es in der Regel spätestens im Herbst eines Jahres auf den Unterhachinger IT-Spezialisten und Wissensmanager zu, um im März des Folgejahres die Daten an das InEK übermitteln zu können. „Bei der Fachklinik Waldeck haben wir aber erst drei, vier Wochen vor dem Abgabetermin mit dem Kalkulationsprojekt beginnen können“, sagt Andree Bogs-Besemer.

Und dabei konnte in der Klinik noch nicht einmal auf Erfahrungen mit dem KMS Management-Informationssystem zur strategischen und operativen Klinikführung – eisTIK® – zurückgegriffen werden. „Es ging also unfassbar schnell“, stellt KMS-Experte Bogs-Besemer fest. Dennoch kann solch ein Kraftakt nur die Ausnahme sein und sollte nicht zur Regel werden.

Andree Bogs-Besemer ist ein weiterer Aspekt wichtig: „In erster Linie soll natürlich der Kunde zufrieden sein. Aber auch wir sind dann zufrieden, wenn wir dem Klinik-Partner eine optimale Lösung bieten können. Das hat mit der Fachklinik Waldeck hervorragend funktioniert.“ Alle Termine wurden gehalten, die Zusammenarbeit lief reibungslos. Auch inhaltlich war das Projekt recht anspruchsvoll. Denn bei dem Haus handelt es sich im Kern  um eine Rehaklinik mit einem relativ kleinen somatischen Bettenanteil. Und nur für diese 56 somatischen Betten im Landeskrankenhausplan sollte für das InEK kalkuliert werden. In der Realität waren die Krankenhausstrukturen aber nicht getrennt, auch die notwendigen Kosten- und Leistungsdaten nicht. Es musste also aus den vorhandenen Informationen eine Teilmenge zielgenau herausgefiltert werden. 

Das geht nur, wenn alle mitziehen. Deshalb lobt Andree Bogs-Besemer ausdrücklich die hohe Einsatzbereitschaft der Verwaltungsmitarbeiter der Fachklinik Waldeck. Denn personell kann das relativ kleine Haus keine zwei oder drei Vollzeitkräfte für das InEK-Projekt abstellen, wie dies in größeren Häusern oft der Fall ist. Umso höher ist es einzuschätzen, mit welcher Qualität und in welcher Zeit die InEK-Kalkulation erfolgt ist.