Success Story: Ortenau Klinikum

Jeden Monat investierte das Ortenau Klinikum sieben bis acht Arbeitstage nur in die Datenaufbereitung in Microsoft Excel und den Versand der daraus erstellten PDFs. Die einzelnen Einrichtungen schickten ihre Daten an die Zentrale in Offenburg. Jeder Bericht sah anders aus und beinhaltete verschiedene Kennzahlen. Ebenso weichte die Qualität der Daten pro Standort signifikant ab. Dass sich hier etwas verändern musste, war dem Vorstand schnell klar.

Zur Erstellung des Gesamtwirtschaftsplans 2021/2022 und Abstimmung der Basis des Berichtswesens wurden im Sommer 2020 alle Mitarbeitenden in leitenden Positionen – vom Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen über die Pflegedirektion, Chefärzt:innen bis zu den Institutsleitungen – einbezogen. In vielen Terminen wurde genau festgelegt, was die Erwartungen an ein zentrales Berichtswesen sind, aber auch welche bereits existierenden Berichtselemente weiterhin verwendet werden sollen. Es wurde ein Gesamtbudget festgelegt und eine Vereinbarung mit allen dazugehörigen Kliniken über die Case-Mix-Punkte getroffen.

Die Vorgaben aus den zahlreichen Gesprächen galten dabei als Soll. Wichtig war vor allem, dass das Data Warehouse alle Daten – von Finanz-, Leistungs- bis hin zu Personalkosten – in einem System darstellt und so die Basis für sämtliche Auswertungen bildet.

Das Ortenau Klinikum ist bereits seit 2010 KMS-Kunde und bezieht fast das gesamte Produktspektrum (Ausnahme MAWI & EOH®). Viele Mitarbeitende hatten somit schon gute Erfahrungen mit eisTIK® und dem Team von KMS gemacht. Allerdings blieben einige Funktionen von eisTIK®.NET oftmals ungenutzt und es folgte ein manueller und aufwändiger Prozess: Nach einem Datenexport aus eisTIK® wurde in Excel pivotisiert, die Zahlen nochmals aufbereitet und die PDF-Berichtsmappen per E-Mail versendet. Das bot viel Platz für Fehler, Intransparenz und war entsprechend zeitintensiv.

Eine interne Arbeitsgruppe „Zentrales Reporting“ wurde damit beauftragt, die Basis für alle Berichte festzulegen. Der Anspruch, ein automatisiertes Berichtswesen mit geringem Aufwand und täglich aktuellen Daten auf Knopfdruck zu erhalten, wird von eisTIK®.akut erfüllt. Klinik-interne Expert:innen bekamen eine umfangreiche eisTIK®-Schulung und waren so in der Lage, selbstständig die benötigten Berichte aufzubauen und können auch zukünftig neue, individuelle Auswertungen erstellen.

Im Ortenau Klinikum gibt es rund 100 weitere Mitarbeitende, die eisTIK® regelmäßig nutzen. Alle diese Nutzer:innen wurden durch KMS-Expert:innen geschult, die ihnen auch abseits der Schulungen jederzeit zur Verfügung stehen, sei es für Rückfragen oder bei Problemen. Gerade diese Verfügbarkeit und Fachkompetenz der Projektmanager:innen von KMS macht für viele Kund:innen den Unterschied: Im direkten Dialog wird immer eine Lösung gefunden. Vor allem die langjährige Erfahrung im Krankenhauscontrolling, die viele der KMS-Mitarbeitenden mitbringen, bietet Kund:innen einen großen Mehrwert. So können diese von Best-Practices aus anderen Einrichtungen profitieren.

Die Einführung von eisTIK®.akut bietet noch einen zusätzlichen Mehrwert: In regelmäßigen Strategiemeetings wird eisTIK® live über einen Beamer gezeigt und Fragen können direkt und unkompliziert – etwa mit einer schnellen Datenabfrage – sofort beantwortet werden. Ein echter Quantensprung.

Wie bei jeder anderen Prozess-Umstellung knirschte es auch bei der Zentralisierung des Berichtswesens in der Ortenau. Probleme konnten aber schnell aus dem Weg geräumt, einfache Lösungen gefunden werden und auch die KMS-Geschäftsleitung stand für einen monatlichen Austausch zur Verfügung. Diese menschliche Nähe und intensive Betreuung waren für das Ortenau Klinikum ein wichtiger Bestandteil der sehr guten Zusammenarbeit.

Mit der Einführung des zentralen Berichtswesens im Ortenau Klinikum fügten sich die vielen Einzelteile zunehmend zu einem Puzzle zusammen. Die Arbeit am Berichtswesen geht jedoch jeden Tag weiter und es kommen neue Einzelberichte hinzu. Viele kleine Optimierungen erfolgen neben dem Tagesbetrieb. Auch weitere Module sollen zeitnah hinzukommen, um auch andere Berichte im automatisierten Berichtswesen direkt in eisTIK® abbilden zu können. Der Personalbereich soll ebenfalls automatisiert in das Berichtswesen einfließen. Gemeinsam mit dem KMS-Consultingteam wird nun zusätzlich noch die Kostenrechnung aufgebaut.

Es gibt also viel zu tun im Ortenau Klinikum. Wir freuen uns auf die weiteren spannenden Projekte und die angenehme Zusammenarbeit!