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Mitarbeiter KMS

Kerstin Henry

KMS Mitarbeiter

Mirjam-Jasmin Horneber

26. Oktober 2022

Success Story: Deutsches Herzzentrum München

Optimierung der Datenstruktur 
für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung

Deutsches Herzzentrum München
Das Deutsche Herzzentrum München gibt Einblicke in das komplexe Projekt. Auf den folgenden Seiten nimmt uns das Consulting-Team mit und stellt den grundsätzlichen Aufbau sowie die einzelnen Schritte detailliert vor.

Ausgangslage und Zielsetzung

Das Deutsche Herzzentrum München (DHM) hat sich eine qualitativ hochwertige und automatisierte Kosten-trägerrechnung auf InEK-Niveau zum Ziel gesetzt, welche für eine unterjährige Unternehmenssteuerung eingesetzt werden soll.

Mit dieser Zielsetzung wurde im ersten Halbjahr 2021 durch Unterstützung des Consulting-Teams der KMS die technische Umsetzung der eisTIK® Kostenträgerrechnung realisiert. Während der Aufbereitung und Verarbeitung der kalkulationsrelevanten Daten wurden strukturelle Probleme sowohl bei der Datenqualität als auch bei der Datenbereitstellung sichtbar, welche zwar nicht der Projektumsetzung, aber den Unternehmensanforderungen entgegenstanden.

Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen und der vertrauensvollen Zusammenarbeit entschied sich das DHM, das umfangreiche und komplexe Projekt – die Optimierung der Datenstruktur – mit KMS gemeinschaftlich in Angriff zu nehmen. Damit profitiert das DHM vom breiten Branchen-wissen und den Erfahrungswerten der KMS.

Unter der Projektleitung von KMS wird in dem aktuell laufenden Projekt die Qualität, Vollständigkeit, Auswertbarkeit und Automatisierung der Daten in allen kalkulationsrelevanten Bereichen evaluiert und analysiert. Die Datenprüfung findet weit über den Schnittstellen zu eisTIK® hinaus statt und beinhaltet auch Daten, die in Subsystemen erzeugt werden und nicht mit eisTIK® oder dem KIS verbunden sind.

Projektorganisation: Gemeinsam zum Erfolg

Für die Projektumsetzung ist eine Projektgruppe, das sogenannte Kernteam – bestehend aus Mitarbeiter:innen des DHM und KMS – verantwortlich. Die Projektleitung wird dabei von KMS übernommen. Das DHM stellt für den gesamten Projektverlauf eine Vollzeitkraft aus seinem Controlling-Team zur Seite. Damit profitiert das Projekt durch ständig verfügbare Mitarbeiter:innen vor Ort. Zudem steht dem Team so DHM-spezifisches Wissen aus erster Hand zur Verfügung. Gleichzeitig wird der projektbezogene Wissenstransfers in das DHM sichergestellt. Seitens KMS wurden zwei feste Consultants für das Gesamtprojekt benannt.

Neben dem Kernteam wurde ein Lenkungsteam – bestehend aus der Geschäftsführung des DHM, der Controllingleitung und KMS – zusammengestellt. Der regelmäßige Austausch des Lenkungsteams gewährleistet schnelle Entscheidungsprozesse und bildet eine wichtige Steuerungsfunktion, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Zusätzlich wurden themenbezogene Expert:innenteams gebildet, die einzelne Teilprojekte (wie z. B. HR, FiBu, EDV etc. oder PDL und medizinische Fachabteilungen) fachlich unterstützen, begleiten und gleichzeitig eine vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit fördern.
DHM IT-Systeme
Eingesetzte IT-Systeme mit KTR-Relevanz

Projektablauf: Der Weg zum Ziel

Das Projekt startete im März 2022. Im Kick-off wurden mit dem Kernteam die Meilensteine festgehalten, ein Projektplan abgestimmt und feste Termine für einen wöchentlichen Jour fixe vereinbart. Darüber hinaus wurde das Projekt in einer Informationsveranstaltung der Geschäftsführung, den Chef- und leitenden Oberärzt:innen, sowie Mitarbeiter:innen aus den Funktionsbereichen, der Verwaltung und IT vorgestellt und damit gemeinsam auf den Weg gebracht.

Mit dem Kick-off war der Startschuss für ein auf ca. 1,5 Jahre angelegtes Projekt gefallen. Insgesamt sieht der Projektplan fünf Phasen vor (s. Abb. 1), bei denen das Consulting-Team der KMS sowohl federführend als auch unterstützend fungieren wird.
DHM Projektphasen
Abb. 1: Darstellung der Projektphasen

Projektphasen

Bei der ersten Projektphase, der Datenanalyse, handelte es sich um eine Bestandsaufnahme der Leistungserfassung und des Datenzugriffes für jede einzelne Leistungsstelle. In diesem Zusammenhang wurden die vorliegenden kalkulationsrelevanten Leistungsdaten geprüft und mit den Vorgaben des InEK abgeglichen (Abb. 3, Spalte 1 „Direkte Leistungsstellen“). Dabei wurde gemeinsam mit den einzelnen Bereichen die Leistungserfassung in den vorhandenen Dokumentationssystemen gesichtet und nach den InEK-Anforderungen bewertet. Die Prüfung der Datenvollständigkeit fand unabhängig von bestehenden Schnittstellen zu eisTIK® statt, um einen ganzheitlichen Blick auf die relevante IT-Infrastruktur zu erhalten.

Darüber hinaus erfolgte die Prüfung, inwieweit auf die Daten aus den unterschiedlichsten Systemen automatisiert zugegriffen werden kann, um dem Anspruch der unterjährigen Kalkulationen gerecht zu werden. Dieses Vorgehen wurde grundsätzlich auf alle weiteren kalkulationsrelevanten Bereiche (siehe Abb. 3, Spalten 2 bis 5) übertragen.

Aufgrund der Bedeutung der Einzelkosten für eine aussagefähige Kostenträgerrechnung wurde im Rahmen der Datenanalyse eine detaillierte Beschreibung für den gesamten Erfassungsprozess der Materialien im OP und den unterschiedlichen Herzkatheter-Bereichen vorgenommen.

In der zweiten Projektphase werden auf Basis der Ergebnisse des Soll-Ist-Vergleiches die Maßnahmen entwickelt, die zur Erreichung der Ziele notwendig sind. Die Erarbeitung der Maßnahmen erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Expert:innenteams der unterschiedlichen Bereiche.

Die Maßnahmenpakete im Bereich der Datenqualität sind dabei höchst unterschiedlich. Es beginnt bei der einfachen zusätzlichen Erfassung – beispielsweise von personenbezogenen OP-Zeiten zur Ermittlung der notwendigen Gleichzeitigkeitsfaktoren – und endet bei der kompletten Neuorganisation der Leistungserfassung in den Funktionsbereichen und Ambulanzen. Um das Ziel der hohen Automatisierung zu erreichen, werden Schnittstellen zwischen den medizinischen und administrativen Dokumentationssystemen und dem KIS angepasst oder auch neu entwickelt.

Alle Ergebnisse und Verbesserungspotenziale werden in Ergebnisdokumenten gebündelt und dokumentiert. Im Rahmen von fachbereichs-bezogenen Ergebnispräsentationen werden die Erkenntnisse und Lösungsansätze den jeweiligen Entscheidungsträger:innen aus Geschäftsführung, Ärzt:innen, Pflege und Verwaltung vorgestellt. Die gemeinschaftlich erarbeiteten und mit der Geschäftsleitung abgestimmten Maßnahmen sollen in der dritten Projektphase bis Ende 2022 umgesetzt werden.

Sobald die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden, kann im Anschluss mit der vierten Projektphase gestartet und mit einer deutlich optimierten Kosten- und Leistungsdokumentation begonnen werden. Parallel dazu wird auch das Leistungscontrolling um diese zusätzlichen Daten erweitert.

Nach erfolgreicher Evaluierung der Kosten und Leistungsdaten aus der vierten Projektphase kann abschließend mit der technischen Neujustierung der Kostenträgerrechnung in eisTIK® gestartet werden.
DHM Analysebereiche
Abb. 3: Übersicht der Analysebereiche
Consulting

Consulting maßgeschneidert

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Status Quo

Derzeit befindet sich das Projekt im Übergang zur zweiten Projektphase, der Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs, der als Grundlage für den weiteren Projektverlauf dient.

Durch die enge Zusammenarbeit während der einzelnen Projektphasen und der Teilhabe aller relevanten Bereiche am Gesamtprojekt ist der Grundstein für ein erfolgreiches Steuerungsinstrument mit hoher und nachhaltiger Akzeptanz gesetzt, um auch zukünftig den wachsenden Anforderungen im Gesundheitswesen strukturell und wirtschaftlich gerecht werden zu können.

Über das Deutsche Herzzentrum München

Das Deutsche Herzzentrum München ist eine Fachklinik an der Technischen Universität München und gehört mit 197 Betten, vier Fachabteilungen und drei Instituten zu den führenden Zentren zur Behandlung von Herz- und Kreislauferkrankungen bei Erwachsenen, Jugendlichen und Kindern in Deutschland. Mit der Gründung im Jahr 1971 ist das Deutsche Herzzentrum München das älteste Herzzentrum Europas.

Unter der Trägerschaft des Bayerischen Staatministerium für Wissenschaft und Kunst ist das DHM ein Synonym für innovative Medizin und betreibt in Verbindung mit der Technischen Universität München Forschung und Lehre auf universitärem Niveau.

Spitzenmedizin und interdisziplinäre Zusammenarbeit gehören zu den Leitgedanken des Hauses, welches mit über 1.200 Mitarbeiter:innen jährlich über 10.100 Fälle vollstationär und knapp 19.000 Fälle ambulant am Standort München-Neuhausen behandelt.

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