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Dejvis Brandtner

Dejvis Brandtner

12. Januar 2023

OP-Steuerung mit eisTIK®

OP-Steuerung mit eisTIK®:
Präzisions- und Effizienzsteigerung im OP

Der Operationsbereich zählt zu den teuersten Arbeitsplätzen im Krankenhaus. Leere OP-Säle, verschobene Operationen und ungenutztes OP-Personal verursachen hohe Kosten. Ineffiziente OP-Organisation kann sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Folgen können sinkende Arbeitsproduktivität und erhöhte Mitarbeiterfluktuation sein, die zusätzliche Kosten verursachen. Der OP repräsentiert also einen Ort der Erlösgenerierung und offenbart die Notwendigkeit, im OP-Bereich vorhandene Ressourcen optimal einzusetzen und zugleich die medizinische Qualität zu sichern bzw. zu steigern.

Mit dem OP-Controlling in eisTIK® können Sie diverse Auswertungen durchführen. Die ermittelten Daten sorgen für Transparenz und liefern Antworten auf Ihre Fragestellungen. Das OP-Controlling in eisTIK® umfasst unter anderem folgende Bereiche:
Op-Controlling Dashboard
Sprechblase
OP-Saalkapazität

Im OP werden die Kapazitäten regelmäßig neu verteilt. Es handelt sich um eine anspruchsvolle Aufgabe für den OP-Manager oder die OP-Managerin. Damit die Bedarfsgerechtigkeit der Kapazitätsverteilung gewährleistet werden kann, ist der Einsatz von Analyseverfahren erforderlich. Mithilfe von eisTIK® lässt sich die Saalkapazität nicht nur während der Regelbetriebszeit, sondern auch während der Kontingentzeit ermitteln. Ferner können Sie die Sperrzeiten der OP-Säle auswerten und diese differenziert nach Sperrgründen betrachten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Häufigkeit und die Dauer einzelner Sperrgründe während der Regelbetriebs- bzw. Kontingentzeit nachzuvollziehen. Des Weiteren lassen sich die Netto-Kapazität Ihrer OP-Säle berechnen sowie sämtliche Auslastungsanalysen durchführen. Erforderliche OP-Saaldaten wie die Regelbetriebs-, Kontingent- und Sperrzeiten sowie die Sperrgründe werden dabei aus dem Vorsystem importiert, sodass die manuelle Pflege der Daten in eisTIK® entfällt.

OP-Controlling
Sprechblase
OP-Prozesszeiten

Häufig wird der Operationsbereich als Flaschenhals bei der medizinischen Versorgung chirurgischer Patient:innen bezeichnet. Effiziente OP-Prozesse haben daher eine hohe Bedeutung. Neben der Analyse der importierten Prozesszeitpaare können Sie aus unterschiedlichen Prozesszeitpunkten individuelle Prozesszeitpaare (z. B. Schnitt-Naht) bilden und die Dauer zwischen diesen Punkten messen. Die Prozessdauer kann sowohl während einer OP als auch zwischen zwei OPs (z. B. Naht-Schnitt) ermittelt werden. Lange Wechselzeiten zählen zu typischen Störfaktoren des Prozessablaufs. Während der Wechselzeit arbeiten besonders viele Berufsgruppen zusammen, daher können Verzögerungen entstehen, die die Erfüllung des Tagesplans möglicherweise negativ beeinflussen. Mithilfe von eisTIK® lassen sich Schwachstellen im Prozess identifizieren und notwendige Maßnahmen zur Prozessoptimierung einleiten.

OP-Controlling
Sprechblase
Erstes bzw. letztes OP-Ereignis

Die Verzögerung des OP-Beginns ist eine häufige Problematik in vielen Krankenhäusern. Der verspätete Beginn der ersten Operation kann bereits am Morgen die Erfüllung des Tagesplans unmöglich machen und zur Unzufriedenheit der Mitarbeitenden führen. Zudem kommt es zum Verlust der teuren OP-Kapazität. In der Regel wird daher der erste Schnittzeitpunkt des Tages fest terminiert.

Mit eisTIK® können Sie nicht nur die Pünktlichkeit des ersten Ereignisses ermitteln, sondern auch die des letzten Ereignisses. Das lässt verschiedene Aussagen zu, beispielsweise, ob der letzte Schnitt pünktlich innerhalb der Regelbetriebs- bzw. der Kontingentzeit endete.

Durch die gewonnenen Erkenntnisse können Sie bei negativen Trends rasch intervenieren und dadurch den Aufbau von Überstunden des OP-Personals aufgrund von vermeidbaren Verzögerungen verhindern.

Sprechblase
OP-Prozesspünktlichkeit

In der Regel werden Pünktlichkeiten gegen einen vorgegebenen Zeitpunkt gemessen. Bestimmte Aktionen (z. B. Schnitt) werden also innerhalb eines definierten Zeitkorridors erwartet. Erfolgen sie außerhalb des Zeitfensters, gelten sie als unpünktlich.

Es gibt verschiedene Gründe für das Nichterreichen der zeitlichen Zielvorgaben, die jedoch häufig nicht eindeutig identifiziert werden können. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Der OP-Schnitt wird innerhalb von 30 Minuten nach der Einschleusung erwartet. Findet dieser nach 40 Minuten statt, gilt die Zielvorgabe als nicht erfüllt. Häufig wird davon ausgegangen, dass primär der Operateur bzw. die Operateurin für den unpünktlichen OP-Schnitt verantwortlich ist. Möglicherweise erfolgte aber die Anästhesiefreigabe nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitkorridors. Durch die verspätete Freigabe konnte also der OP-Schnitt nicht innerhalb des Zeitraums von 30 Minuten durchgeführt werden, obwohl der Operateur oder die Operateurin pünktlich am OP-Tisch war.

Wenn vorgelagerte Teilprozesse (Einschleusen, Anästhesiebeginn etc.) verspätet enden, können nachgelagerte Prozesse nicht pünktlich beginnen. Dadurch dauert der Gesamtprozess länger als geplant. Es ist essenziell, die Ursachen für Prozessverzögerungen eindeutig zu identifizieren. Dabei unterstützt Sie das eisTIK® Add-on Prozesspünktlichkeit, da es eine Auswertung über mehrere Ebenen erlaubt. Die Pünktlichkeit kann also gegenüber einem festen Zeitpunkt (z. B. Regelbetriebszeit bzw. Kontingentzeit) und einem dynamischen Zeitpunkt innerhalb der Prozesskette (z. B. Anästhesiefreigabe, Schnitt etc.) ausgewertet werden. Dadurch lässt sich verlässlich sagen, ob Aktionen wie der OP-Schnitt aufgrund der Verzögerung vorgelagerter Prozesse unpünktlich waren oder ob der oder die Operateur:in tatsächlich für den verspäteten OP-Schnitt verantwortlich ist.

OP-Controlling

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass im Operationsbereich zahlreiche Optimierungspotenziale existieren. Es ist daher eine wichtige Aufgabe des Controllings, die sinnvolle Nutzung der Ressourcen im OP-Bereich zu begleiten und relevante Hinweise für Verbesserungen zu geben. Dabei geht es neben dem bekannten Kostendruck insbesondere auch darum, mit zunehmend knapper werdenden Teams von Spezialist:innen die reibungslose und vor allem qualitative Versorgung der Patient:innen aufrechtzuerhalten.

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