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17. April 2018

Success Story: Lubinus-Stiftung

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»eisTIK® ersetzt den Kliniken fehlende Größe und Spezialisierung.«

Die Wiederentdeckung von eisTIK®

Um Innovationen umzusetzen und zu nutzen, braucht es Menschen, die diese Neuerungen und Visionen vorantreiben. Otto Melchert ist so ein leidenschaftlicher Umsetzer. Seit 2015 leitet er die Geschicke der Lubinus-Stiftung als deren Vorstandsvorsitzender. Beide Kliniken der Stiftung setzten bereits seit vielen Jahren das Data-Warehouse von KMS ein. Doch die vielfältigen Möglichkeiten wurden nur situationsbezogen genutzt. Erst als sich Otto Melchert dem Thema Kennzahlen im Rahmen der Unternehmensstrategie näherte, wurde auch ihm klar, welch vielfältige Instrumente seinen Häusern bereits zur Verfügung standen. Denn das Data-Warehouse eisTIK® des Unterhachinger IT-Unternehmens liefert wertvolle Informationen für die strategische und operative Klinikführung. Das hoch effiziente Management-Informationssystem veredelt den Rohstoff Daten zu Wissen. 

„Als wir die Neuordnung von Verträgen mit KMS besprochen haben, führte das dazu, dass ich erstmalig überhaupt eine umfassende Transparenz der einzelnen Module von eisTIK® und des Controllingsystems so plakativ vor Augen hatte“, erinnert sich Otto Melchert. „Wir hatten ja eigentlich schon die meisten Module von eisTIK® im Unternehmen“, berichtet der Vorstandsvorsitzende der Lubinus-Stiftung weiter: „Nur hatten wir diese nicht umfassend implementiert oder nur in einer geringen Ausbaustufe im Einsatz.“ Nur wenige Themenfelder wurden mit eisTIK® abgebildet, wie etwa für die InEK-Kalkulation im Lubinus-Clinicum. Das Sankt Elisabeth Krankenhaus Kiel setzte für die Kalkulation in der Vergangenheit eine andere Software ein. „Beide Kalkulationen mussten zusammengeführt werden, um den Prozess zu optimieren “, sagt Otto Melchert.

Definition von Projekten

„Wir hatten eisTIK® zwar schon genutzt, aber nicht in der Bandbreite und in der Tiefe, wie es möglich gewesen wäre“, resümiert Otto Melchert: „Wir haben es einerseits eingesetzt für die dynamische Darstellung der Leistungsentwicklung, hatten aber noch keine qualitativen Auswertungen der Daten. Und andererseits hatten wir im Lubinus-Clinicum die InEK-Kalkulation damit umgesetzt.“ Deshalb war klar: „Um den Nutzen von eisTIK® wirklich auszuschöpfen, war zum einen eine Bestandsaufnahme der Möglichkeiten von Nöten, zum anderen eine Definition der eigenen Anforderung zu leisten. Diese Festlegungen waren in der Vergangenheit von uns nicht aufgegriffen worden.“
Otto Melchert

»Wir hatten keine aktuellen und aggregierten Daten, die dem Unternehmen monatlich zur Verfügung gestanden hätten.«

Otto Melchert, Vorstandsvorsitzender
Lubinus-Stiftung
Zum Auftakt wurden mit KMS-Experten die Potenziale von eisTIK® erläutert und für die Stiftung analysiert. „Dann haben wir gesagt: So, jetzt machen wir daraus konkrete Projekte und haben festgelegt, was wir mit wie vielen Projekttagen alles umsetzen wollen“, erläutert Otto Melchert. Die Umsetzung der Projektskizzen und das Neuaufsetzen der Strukturen in eisTIK® sind im xUnternehmen gut angekommen: „Es gab eine große Offenheit. Denn wir hatten immer wieder die Kritik, dass wir über nicht genügend relevante Daten verfügen, die der Steuerung dienen“, beschreibt Vorstandschef Melchert den damaligen Ist-Zustand.

„Wir haben zunächst angefangen, die Kostenträgerrechnung für die InEK-Kalkulation mit eisTIK® neu aufzusetzen. Das hatte für uns die höchste Priorität, weil wir auch weiterhin als Vertragspartner dem InEK zur Verfügung stellen wollten. Im zweiten Schritt wurde die Festlegung genauer Definition von automatisierten Berichtsstrukturen für alle Ebenen, als Cockpit für Vorstands- und einzelne Abteilungsebenen definiert“, erläutert Otto Melchert die Vorgehensweise.

Geomarketing

Die Lubinus-Stiftung hat sich über die einzelnen Module von eisTIK® hinaus auch für das innovative Geomarketing von KMS, EYE ON HEALTH®, entschieden. EYE ON HEALTH® verbindet Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen und stellt diese tagesaktuell und zentral in einer Wissensplattform zur Verfügung. Mit diesen Informationen können Kliniken und Gesundheitseinrichtungen ihre Patienten- und Einweiserdaten im regionalen Kontext darstellen und die Kommunikation mit ihren Einweisern verbessern. Durch die Verknüpfung von Unternehmenskennzahlen mit soziodemografischen Informationen ist es möglich, strategische Unternehmensziele zu definieren. EOH® verschafft seinen Nutzern einen Überblick über die eigene Wettbewerbsposition und mögliche Potenziale. 

Das hat auch Otto Melchert überzeugt, er stellt fest: „Mit den Geodaten wollen wir erkennen: Wie verhält sich unser Marktumfeld, wie entwickeln sich die Einweisungen?“ Das darzustellen ist im Fall der Lubinus-Stiftung allerdings nicht ganz trivial. Denn sie verfügt über ein eigenes MVZ, das zugleich wichtiger Partner für die Krankenhäuser ist. „Diese Sonderstruktur galt es zu erkennen und in eisTIK® abzubilden. Dafür haben wir kreative Szenarien definiert, die wir dann auch gut dargestellt bekommen haben“, erläutert Otto Melchert.

»Konkret geht es darum, das Geomarketing zu nutzen, um zu sehen, wo und wie verändern sich unsere Zuweiserströme - bleibt ein Zuweiser bei uns oder kommt er neu zu uns.«

Otto Melchert, Vorstandsvorsitzender
Lubinus-Stiftung
Der Einsatz von EYE ON HEALTH® ist noch jung und steht erst am Beginn. „Wir sammeln gerade erste Erfahrungen mit dem Geomarketing“, sagt Vorstandschef Melchert. „Wir wollen die Daten aus EYE ON HEALTH® dynamisch einsetzen, um zu erkennen, welche Veränderungen sich ergeben.“

Erreichtes und Ausblick

Otto Melchert hat die Lubinus-Stiftung zum 31. März 2018 verlassen und ist in den Ruhestand gewechselt. Wie sieht seine Bilanz mit den Lösungen von KMS – eisTIK® und EYE ON HEALTH® – aus? Er sagt: „Wir haben unsere Projekte – wie zum Beispiel das Berichtswesen – zügig implementiert.“ Manches sogar vor der geplanten Zeit. Es gab Kick-offs und Workshops, in denen die Projekte definiert wurden, und es gab klare Projektbeschreibungen. So konnten zum Beispiel individuelle Designveränderungen vorgenommen werden, Evaluierungen folgten. Auch die Deckungsbeitragsrechnung wurde bereits in Angriff genommen.

Die Unterstützung und Begleitung durch die „Kollegen“ von KMS „war wichtig und zielführend“, stellt Otto Melchert fest: „Und sie war auch effizient. Es wurde nicht mit einem Riesenaufwand alles Mögliche gemacht, sondern ganz klar und zielführend die Implementierung vorgenommen. Da habe ich auch die Kompetenz gespürt, die bei KMS vorhanden ist.“

Weitere eisTIK®-Module sollen künftig genutzt werden. HR (Human Ressources) zählt dazu. So ist Personalcontrolling aus Sicht Otto Melcherts ein wichtiges Thema. Es ist ein Personalabrechnungs-Modul im Einsatz, das nicht Krankenhaus-spezifisch ist. Dazu kommt ein in den letzten Jahren etabliertes Dienstplanprogramm. Es ist beabsichtigt diese Struktur durch eisTIK® zu ergänzen. „Das soll kommen. Wir haben intern schon abgestimmt, dass wir es realisieren wollen.“

Von besonderer Bedeutung für das Unternehmen sind die Verträge der Integrierten Versorgung. „Da haben wir ein riesiges Paket“, sagt Otto Melchert – aber keine validen Zahlen. „Mit eisTIK® wollen wir sehen, ob die Integrierte Versorgung den Deckungsbeitrag erbringt, den wir bei der Entscheidung für die Integrierte Versorgung angenommen haben.“

Fazit

„Wir haben eine bunte IT-Landschaft“, sagt Otto Melchert. „Wenn man dann mit dem System von KMS arbeitet, bekommt man erstens eine zentrale Lösung, die einem das ersetzt, was man selbst nicht wirklich hat. Einmal eine breite Kompetenz, weil man sonst für alles Mögliche immer eigene Spezialisten haben müsste. Und man bekommt zweitens Größe ersetzt: Denn ich habe keinen Riesenkonzern, in dem man hundert Mal etablierte Berichtsstrukturen einsetzen kann. KMS ersetzt mir als Servicepartner meine mangelnde Größe und gibt mir Effizienz in der Steuerung meiner Einrichtungen.“

Lubinus-Stiftung

Die Lubinus-Stiftung wurde im Jahre 2009 durch die Stifter Dr. Hans Hermann Lubinus und Dr. Philipp Lubinus gegründet, um das seinerzeit in vierter Arztgeneration in der Familie Lubinus geschaffene Gesundheitsunternehmen zu erhalten, zu sichern und weiterzuentwickeln.

Zur Stiftung gehören die Krankenhäuser Lubinus Clinicum und Sankt Elisabeth Krankenhaus in Kiel, die Johann Hermann Lubinus Schule – Schule für Physiotherapie, die MVZ Lubinus GmbH und weitere Dienstleistungs- und Servicegesellschaften.

212 Betten kann das Lubinus Clinicum seinen Patienten anbieten. Mehr als 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dort beschäftigt. Zirka 10.000 Patienten vertrauen sich jährlich bei einem stationären Aufenthalt dem Clinicum und dem Sankt Elisabeth Krankenhaus an. Etwa 3.300 Operationen nehmen die Lubinus-Spezialisten ambulant vor. Auch die Notfallambulanz wird stark frequentiert. Mehr als 20.000 Patienten holen sich dort jährlich Hilfe.

Das Sankt Elisabeth Krankenhaus Kiel verfügt über 48 Planbetten. Sie werden von mehr als 30 Belegärzten der Fachrichtungen Orthopädie, Chirurgie einschließlich Wirbelsäulenchirurgie, Anästhesie sowie Schmerztherapie genutzt.

Das Sankt Elisabeth Krankenhaus Kiel und das Lubinus Clinicum sind seit 2012 in der Lubinus-Stiftung zusammengeführt.

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